El antes y el después de BQ utilizando Google Apps for Work

Con más de mil empleados en 10 sedes, la multinacional española BQ se enfrentaba a la necesidad de gestionar los procesos internos y optimizar del flujo de información, especialmente en el desarrollo de un producto. Antes, explica el fabricante, cada vez que se ponía en marcha un proyecto, solían reunirse los responsables de los equipos involucrados para atribuir responsabilidades y establecer prioridades y fechas límite.

Pero, “empezamos a ver que los invitados, por falta de tiempo o porque surgían situaciones urgentes que les requerían, pedían retrasar la reunión en numerosas ocasiones. Cuadrar agendas suele ser difícil y si algunos de los invitados se encuentran a miles de kilómetros de distancia y tienen que participar a través de videoconferencia, la cosa se complica aún más”, explica Iván Sánchez, responsable de Organización de BQ, quien continúa diciendo que “necesitábamos encontrar una forma de organizarnos que nos permitiera optimizar el tiempo, participar a todos sin que fuera necesario estar presentes de forma simultánea y que facilitara el flujo de información entre las partes implicadas”.

La compañía decidió utilizar Google Docs para optimizar la gestión y coordinación de proyectos, porque le permite crear un documento que se comparta con todos los involucrados. En él se propone una forma de organizar el proyecto y los participantes aportan sus ideas directamente en el documento en cualquier momento y desde cualquier lugar, y sólo convocan una reunión si es estrictamente necesario.

Antes, tras una reunión y reflexionar sobre lo allí tratado,, los asistentes planteaban nuevas alternativas días después, obligando a realizar varias reuniones para un mismo tema. Hoy, los participantes tienen una semana para aportar sus ideas en el documento. Todas las modificaciones quedan registradas, así como su fecha y autor.

Otro cambio en su flujo de trabajo que ha percibido BQ es la forma compartir esa información con el resto de los compañeros. Antes había que convocar reuniones muy numerosas o que cada responsable trasladara la información a sus respectivos equipos, lo que requería tiempo y daba pie a posteriores reuniones. El fabricante español de dispositivos multimedia e impresoras 3D ahora solo tiene que editar los niveles de permisos de los distintos miembros de cada equipo con los que se comparte el documento para que puedan editar, comentar o ver, asegurándose de que solo los invitados a visualizar o editar el documento pueden hacerlo.

Demás de Google Docs, también utilizan Google Calendar para cuadrar agendas, establecer lugares o reservar salas de reuniones y Google Hangouts si la reunión es virtual.

Una cuarta aplicación en uso en la multinacional española es Google Spreadsheets para gestionar las traducciones de Android. “Google Spreadsheet nos permite compartir los datos con todo el equipo. Utilizamos las notificaciones para avisar a los traductores cuando hay una traducción nueva y a los desarrolladores cuando tienen que integrarlas en el firmware. Además, nos permite revisar de un vistazo toda la información, pero también filtrar para ver únicamente lo que nos interesa gracias a las vistas personalizadas. Se trata de un sistema muy seguro porque permite gestionar los permisos de escritura y lectura en cada celda”, afirma Roberto Bermejo, responsable de Integración Android de BQ.

BQ también utiliza la API de Google Spreadsheets para automatizar flujos de trabajo y conseguir una integración continua. El equipo de QA genera pruebas sobre los dispositivos con Jenkins. Éste, a su vez, sube las pruebas automáticamente a Google Spreadsheets y genera las gráficas. También avisa por correo electrónico a los implicados y pueden visualizarse los datos resultantes.