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La mayoría de las empresas gestionan internamente sus facturas en papel

  • Estrategias digitales

Brother impresora oficina

Según un estudio, muchas empresas han externalizado la emisión de sus facturas electrónicas para reducir costes y mejorar su gestión, pero no hacen lo mismo con las de papel, cuando en este caso los ahorros son aún mayores.

La compañía Seres ha presentado las conclusiones de un estudio llevado a cabo entre dos mil empresas españolas que emiten un mínimo de 600 facturas cada mes. Según éste, el 97% de las organizaciones siguen imprimiendo en papel una parte de su facturación; y de ellas, sólo un 9% ha externalizado la gestión de sus facturas en papel, a pesar del elevado coste que supone realizar esta tarea internamente.

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Según el estudio, hay cuatro razones para mantener dentro de la empresa la impresión en papel de las facturas. La primera, y más importante, es la sobrecarga del departamento correspondiente, lo que provoca el aplazamiento de cualquier decisión sobre la impresión de las facturas. Este exceso de trabajo representa actualmente el 59% de las respuestas frente al 50% obtenido por la misma pregunta en un estudio similar realizado en 2014. La segunda razón es la costumbre o nostalgia por el papel, que acapara el 35% de las respuestas frente al 26% registrado en 2014. La tercera, con un 5%, es aprovechar otros envíos, muy por debajo del 13% registrado en 2014. Finalmente, la desconfianza es la otra gran razón que tiene el 1% de empresas encuestadas para imprimir en interno sus facturas en papel, un porcentaje que se reduce drásticamente con respecto al 11% registrado en 2014.

En opinión de Alberto Redondo, director de Marketing de Seres para Iberia y Latam, “resulta paradójico que muchas empresas que han externalizado la emisión de sus facturas electrónicas para reducir costes y mejorar su gestión no hagan lo mismo con las de papel, especialmente cuando en este caso los ahorros son aún mayores”. En este sentido, Redondo señala las tres fases ideales de la transformación digital de la facturación: “La primera suele comenzar con la externalización de la impresión, manipulado y envío postal, reduciendo costes de la gestión manual. La segunda suele aprovechar la sinergia de otros proyectos para adoptar la factura electrónica en diferentes escenarios; y con la tercera se optimizan los procesos de cobro con una adopción total del sistema”.

Por otro lado, el informe de Seres revela también que este año el 3% de los encuestados ha externalizado la gestión de las facturas en papel, y el 6% lo ha hecho con un proveedor que, además, ofrece servicios de factura electrónica. Por su parte, un 5% continúa gestionando internamente el papel, pero ha incorporado la factura electrónica reduciendo las de papel más del 50%. Como porcentaje más elevado, el 46% continúa gestionando el papel, pero ha integrado la factura electrónica en más del 10% de los casos. Finalmente, el 40% de los encuestados sigue gestionando el papel en interno y factura electrónicamente en un bajo porcentaje, menos del 10% de los casos.