Cinco maneras de mejorar la conectividad de una fuerza laboral dispersa

Sí, los trabajadores de hoy en día cuentan con una serie de herramientas y aplicaciones sin precedentes que aumentan los lugares, plataformas y procesos a través de los cuales pueden realizar su trabajo. Al mismo tiempo, la mano de obra dispersa introduce nuevos retos desde el punto de vista de las comunicaciones y la colaboración, por no hablar de la complejidad técnica y aspectos de seguridad.

A tal efecto, me gustaría compartir las cinco maneras que identifico para mejorar la conectividad para la una fuerza laboral dispersa.

Entender la importancia de la conectividad

El ritmo de la comunicación y de la evolución y la adopción de tecnología de conectividad ha derivado en un nuevo conjunto de expectativas - desde clientes, socios, empleadores y empleados. Necesitamos responder más rápido, poder conectar con los compañeros fácilmente y, en general, adaptarnos a un mundo «siempre activo».

Los retos de permanecer conectados son preparados y atendidos por la mano de obra móvil. Poder trabajar desde cualquier lugar suena bien, pero también introduce nuevos problemas relativos al modo en que se debería gestionar toda esa interconectividad y comunicaciones.

Además, teniendo en cuenta que las encuestas siempre indican que, en una empresa típica, la dirección pasa hasta el 35 por ciento de su tiempo en reuniones, y el personal ejecutivo hasta el 50 por ciento, la importancia de poder permanecer conectados para colaborar con compañeros, personal, socios y clientes es increíblemente importante y, por tanto, la tecnología debe evolucionar con las situaciones laborales cambiantes.

Adoptar videoconferencias basadas en la nube

A la hora de conseguir una comunicación y colaboración eficaces y orientadas a la productividad, no hay duda de que las videoconferencias son una magnífica opción, si no la mejor (además de la interacción personal, por supuesto). Durante mucho tiempo consideradas como un baluarte de la sala de juntas corporativa, ahora han evolucionado para convertirse en una herramienta accesible, fácilmente utilizada por cualquier miembro del personal, independientemente de su ubicación, plataforma o puesto. Gracias a las soluciones basadas en la nube, las videoconferencias son ahora una proposición muy directa desde el punto de vista de la implementación, gestión y utilización. Las ofertas de un solo clic proporcionan la facilidad de uso de las aplicaciones de consumidores, pero con el rendimiento, características y seguridad de las soluciones empresariales.

Para trabajadores y grupos dispersos, la interacción personal que permiten las videoconferencias basadas en la nube no puede compararse con ninguna otra herramienta de comunicación y colaboración, ya sea correo electrónico, voz, conferencias basadas en la web, aplicaciones IM, etc. Derivan en más productividad, reuniones más breves, comunicación clara y mejor, y finalmente la capacidad de construir mejores relaciones en la distancia.

Utilizar herramientas que funcionen en un entorno natural

Hoy en día, la tecnología de la comunicación está dirigida por los consumidores: FaceTime y Skype. Los empleados quieren ese tipo de funcionalidad en su lugar de trabajo, especialmente si este está en su casa o basado en torno a su omnipresente dispositivo móvil. Si puede conectar por FaceTime con su abuela con un clic, ¿por qué necesita una cadena de marcación larga para hacerlo con su sala de juntas?

Una gran parte de tiempo de productividad perdido es el resultado de las complicaciones técnicas: configuración, gestión, administración y garantizar el buen funcionamiento de las comunicaciones y los procesos colaborativos. Ahora más que nunca, las plataformas y herramientas deben ser lo más fáciles e intuitivas posibles para que los empleados las adopten, para alcanzar el beneficio de la productividad, y para que la dirección consiga el máximo rendimiento sobre la inversión.

Reducir el número de herramientas

De modo que, mientras que el consumo de las tecnologías de la comunicación nos aporta muchas opciones,  y ciertamente ha establecido un modelo de simplicidad y facilidad de uso, también ha derivado en un escenario de herramientas superpoblado y complejo con las que la gestión de TI debe tratar. Los estudios han demostrado que un empleado medio utiliza 16 aplicaciones en el trabajo, todas las cuales representan aspectos de seguridad, calidad, integración y gestión para las TI. Otro estudio realizado por Frost & Sullivan reveló que el 80 por ciento de los empleados utilizan herramientas y aplicaciones no aprobadas en el trabajo. El resultado es una falta de colaboración a nivel global de la empresa, funcionalidad superflua, confusión en la administración y riesgos de seguridad, es decir: un fuerte dolor de cabeza para la TI.

Añadir más herramientas in situ conlleva frustración de usuarios, entornos de trabajo aislados y un aumento significativo de los costes de administración. Evidentemente, para el empleado resulta tentador utilizar en el trabajo la aplicación de IM más novedosa y que vuelve locos a sus hijos adolescentes, pero cada nueva adición añade un nuevo nivel de complejidad y un potencial riesgo que debe ser controlado.

Recuperar el control y aumentar la seguridad

Si hay una razón para gestionar el número y los tipos de herramientas de colaboración que se emplean en una empresa, es la seguridad.  La seguridad ha de planearse estratégicamente, de hornearse desde el principio. Un conjunto estandarizado de programas de TI le permitirá recuperar el control de sus programas, mejorando la seguridad y agilizando la comunicación dentro de su organización. Pero debe hacerse sin ser excesivamente restrictivo o perturbador para el usuario final.

Conclusión

Sabemos lo difícil que resulta mantener el ritmo de la tecnología y somos conscientes del impacto que tiene, tanto positiva como negativamente, en el mantenimiento de una operación fluida. Y con una mano de obra que utiliza distintos dispositivos, plataformas, aplicaciones y herramientas, la tarea de mantener a todo el mundo sincronizado es todavía más desalentadora. Las videoconferencias basadas en la nube pueden ser una herramienta crítica para ocuparse de los requisitos de comunicaciones y colaboración más exigentes los trabajadores modernos.

Juan Aracil. Country Manager de Lifesize Iberia