Recomendaciones profesionales para videoconferencias efectivas

Con el auge del modelo de trabajo híbrido en España, son muchas las empresas y trabajadores que utilizan diariamente las videoconferencias, tanto con los clientes como con el propio equipo. De hecho, según algunos estudios, el 71% de las compañías españolas tiene modelos híbridos de teletrabajo, por lo que estas tecnologías se vuelven fundamentales en esta nueva realidad.

Por ello, y para conseguir unas reuniones efectivas, SPC For Business recoge un decálogo de consejos profesionales para elegir el equipo profesional apropiado para poder llevar a cabo videoconferencias de calidad.

La importancia de los equipos. La base de una buena videoconferencia es contar unos equipos de calidad, capaces de seguirnos el ritmo y ofrecer la mejor definición de audio y vídeo para asegurar la mejor de las experiencias. Esta excelencia en la calidad de los equipos permite que cada participante, sin importar su nivel técnico, se integre de manera efectiva y sin estrés adicional ante posibles errores técnicos. La uniformidad en la interfaz reduce la curva de aprendizaje y permite a los usuarios centrarse en la comunicación efectiva, mejorando la productividad y la colaboración durante las reuniones.

A prueba de futuro. Al adquirir uno de estos equipos, es tan primordial pensar en cómo nos pueden servir en nuestro día a día, a cómo pueden hacerlo en el futuro. Para ello, resulta imprescindible que los dispositivos dispongan de actualizaciones automáticas y gratuitas para asegurar una inversión duradera y adaptable en las empresas.

Contar con un soporte técnico de garantía. Un aspecto a tener en cuenta es contar con un buen proveedor de soluciones de comunicaciones unificadas. Este debe ofrecer un soporte telefónico en castellano, y un equipo técnico y comercial certificado al que poder acudir en cualquier momento ante cualquier problema que pueda surgir, para intentar solucionarlo de la manera más rápida y efectiva posible.

Capacitación continua. Los usuarios deben tener acceso a capacitación y recursos continuos para estar siempre al corriente de las últimas tendencias en tecnología de videoconferencias. Para ello, los expertos recomiendan acudir a un proveedor en materia de sistemas UC que ofrezca estos recursos, con la finalidad de estar siempre al día de estos avances.

Facilitar la integración con plataformas. Mantener la uniformidad en las videollamadas y trabajar desde cualquier plataforma resulta esencial para una óptima gestión de las reuniones. Para conseguirlo, éstas deben facilitar la integración con Microsoft TEAMS, ZOOM o con el modo BYOD (Bring Your Own Device) videoconferencias estables, lo que asegura que la transición entre diferentes plataformas sea fluida y sin contratiempos.

Integración con terceros. Además de integrarse con las diferentes plataformas, el sistema de videoconferencias debe poder enlazarse con hardware de terceros, o bien con otros dispositivos del entorno como pueden ser los micrófonos de las salas de reuniones o los sistemas de gestión de salas, con la finalidad de hacer la experiencia lo más cómoda y completa posible.

Sencillez y facilidad de uso. Los equipos deben ser sencillos, rápidos y cómodos para facilitar su uso, sea cual sea el nivel de conocimientos de las tecnologías de los participantes. Por ello, todos los equipos deben de disponer de la misma interfaz de usuario, lo que asegura una experiencia coherente y fácil de usar, permitiendo que cada videoconferenciante, sin importar su nivel técnico, participe de manera efectiva.

Mantenimiento de la interactividad. Para dotar de funcionalidad a las salas de reuniones de manera sencilla y eficaz, los dispositivos deben ofrecer opciones de compartición de vídeo y audio inalámbrica y modo BYOD inalámbrico. Así, únicamente se deberá conectar el Pod inalámbrico al dispositivo móvil para que aparezca en la pantalla de la sala el contenido que se desea compartir con el resto de los presentes, permitiendo una comunicación dinámica y accesible.

Productos con especificaciones avanzadas. Un aspecto para valorar en la compra de estos dispositivos es que cuenten con especificaciones avanzadas, como la cancelación de ruido por IA de auriculares profesionales, lo cual garantiza que la comunicación sea nítida y sin ruidos que puedan interrumpir o entrar en la conversación.

Ambiente profesional. Aparte de la tecnología, el entorno también nos debe acompañar para ofrecer la imagen de profesional que queremos mostrar a nuestros interlocutores. Con las cámaras con prestaciones tan top con las que contamos actualmente, se vuelve vital tener un entorno de trabajo ordenado y libre de ruido visual, que ponga el broche para que la videoconferencia resulte lo más profesional posible.

La inversión en equipos de alta calidad no solo mejora la percepción de profesionalismo, sino que también minimiza las distracciones técnicas, permitiendo que el foco permanezca en el intercambio de ideas y la toma de decisiones eficaz. La claridad visual y auditiva son fundamentales para mantener la atención y asegurar que todos los participantes puedan contribuir de manera significativa.