Las eficiencias en los costes y la digitalización transforman la gestión de las nóminas

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Para las empresas multinacionales, 2024 es un año para intentar reducir los gastos generales, y para ello es clave la digitalización de todas las operaciones empresariales, incluidas las nóminas. De hecho, según las conclusiones obtenidas con “El potencial de las nóminas en 2024” de ADP, la búsqueda de eficiencias en los costes y la digitalización son conjuntamente los motores más comunes para la transformación para las nóminas en los próximos 2-3 años (ambos con un 33%), seguidos de cerca por la búsqueda de eficiencias operativas o de productividad (con 30% cada uno).

En una empresa con muchos empleados, garantizar que las nóminas se procesen con exactitud es esencial para la retención del personal. Pagar a los empleados correctamente en tiempo y cuantía garantizará que la empresa cumpla con las obligaciones que tiene con los empleados y las normativas.  El índice de precisión de las nóminas en aquellas empresas que las gestionan internamente es del 78%, lo que indica que los sistemas y los procesos deben simplificarse, conectarse y digitalizarse con más eficacia con la ayuda de un proveedor de confianza para reducir la posibilidad de que haya errores.

Por otra parte, en el mercado global actual, las empresas con capacidad de tener una visión integral de su negocio sin perder la percepción local tienen ventaja sobre la competencia. Es lo mismo con la información sobre nóminas. El Departamento de Nóminas debe estar lo suficientemente localizado como para adherirse a las leyes y las convenciones de gobernanza del lugar concreto, pero también tener visibilidad de la información de nóminas en todos los países, lo que le permite informar las estrategias empresariales. El 31% afirma que sólo puede acceder a algunos datos en su empresa, pero que no están estandarizados. Muchas organizaciones carecen de la estructura y la tecnología necesarias para elaborar informes y análisis conjuntos.

Minimizar las complejidades técnicas

La integridad de los datos y la integración de los sistemas son dos de los principales desafíos a los que se enfrentan las organizaciones hoy en día, y son factores importantes que influyen a la hora de optar por una solución de nómina global. Encontrar las capacidades adecuadas se ha vuelto tan importante que los responsables de IT se han convertido en una de las principales partes interesadas en las conversaciones globales sobre nóminas, con vistas a minimizar la complejidad de la implementación, el mantenimiento continuo y la gestión del flujo de datos.

La facilidad de integración garantiza que los sistemas de nóminas estén preparados para el futuro, con capacidad para incorporar tecnologías emergentes y atender a las necesidades cambiantes de la empresa, sin requerir un tiempo de desarrollo de IT considerable.

Según Bárbara Gómez, responsable de BPI & Service Excellence de ADP para el sur de Europa, “para entregar las nóminas con eficacia, debe haber cambios fundamentales en las funciones de nómina. Es necesario modificar y adaptar los procesos, las herramientas y las competencias dentro de la organización para que la transformación sea efectiva. Para ello, la externalización de los procesos básicos de gestión de nóminas es una solución muy válida ya que permite a las organizaciones hacer frente a muchos de estos desafíos relacionados con el talento y proporciona una combinación de recursos operativos básicos y automatización”.

Cumplir las expectativas de los empleados

 Pagar a los empleados con exactitud y a tiempo es más importante que nunca, y no hacerlo correctamente podría tener graves repercusiones en su reputación.  Pero, además, la nómina quiere y necesita ir más allá, contribuir proactivamente a proporcionar una experiencia positiva a los empleados, alineándose con el impulso de igualdad salarial y transparencia, protegiendo los datos de los empleados y ayudándoles a gestionar su propia salud y bienestar financieros.

Los empleados tienen más expectativas que nunca en su empresa: desde el teletrabajo hasta beneficios de bienestar, autonomía y formación. Si el empleador no se ajusta a los requisitos, no tardarán en buscar trabajo en otra parte ya que la escasez generalizada de competencias pone el poder en manos de los candidatos. Por lo tanto, además de conseguir que la gestión de la nómina sea correcta, con pagos precisos y puntuales, los equipos de nóminas y RR. HH. deben pensar ahora también en cómo pueden mejorar su oferta a los empleados, mediante la introducción de tecnología fácil de usar, funciones de self-service, sistemas integrados de RR. HH., horarios y asistencia, y nuevos métodos y frecuencias de pago.