Facilitar la comunicación interna y con clientes a través de una centralita telefónica virtual: la propuesta de 3CX

2020, la irrupción de la pandemia, fue el punto de inflexión para operar el cambio en la forma en el que nos relacionamos, colaboramos y trabajamos, y eso ha impactado en el entorno empresarial, y en la tecnología que se necesita para hacer realidad esa transformación.

De hecho, desde hace tres años, se ha consolidado la transición, ya iniciada con anterioridad, hacia una economía más digital, al tiempo que el mundo y las compañías han tenido que afrontar diferentes situaciones de incertidumbre. Todo este camino transitado ha dado como resultado compañías más resilientes, más flexibles y más colaborativas.

Ese viaje, en el que ha tenido mucho que ver la tecnología, ha exigido un esfuerzo por parte de las organizaciones para activar procesos ágiles que generen mayor productividad y disponer de mecanismos de colaboración y comunicación tanto interna, con sus empleados, como externa, con sus proveedores y clientes, a través de diferentes canales que se han sumado a las vías tradicionales.

Esta es una evolución que las pequeñas y medianas empresas no pueden ignorar. Sin ir más lejos, según los datos extraídos de diferentes informes, una de cada dos organizaciones hoy ofrece la opción de teletrabajar a sus empleados, la mayoría de ellas a través de fórmulas híbridas y, si hablamos de los denominados trabajadores del conocimiento por el alto valor que aportan, cuatro de cada diez realizarán su trabajo combinando la presencia física en la oficina y a distancia a finales de este año.

En lo que respecta a la relación con sus clientes, diferentes investigaciones también confirman que las expectativas de más de dos tercios de las empresas españolas son generar más de la mitad de su facturación a través de canales digitales en el 2024. Más allá de este dato, lo que se constata es que, en un entorno de digitalización acelerada, no solo los clientes, sino también los proveedores, esperan interacciones de valor y respuestas rápidas de las empresas, y la mayoría de ellas ya no se producen por vías analógicas, sino digitales.

 

 

Reto y oportunidad para la pyme
En este contexto, está claro que para conseguir unas comunicaciones relevantes, se precisa de la eliminación de silos de datos y que estos estén accesibles para los empleados y para la toma de decisiones. Por tanto, es necesario articular una estrategia multicanal, en la que toda la información esté disponible de forma sencilla para que los equipos puedan mantener interacciones fluidas con todo el ecosistema de la compañía, ya sean proveedores o clientes.

Sin duda, puede suponer un desafío para una pyme, pero la tecnología lo permite y existen soluciones que están perfectamente adaptadas a sus necesidades. Es el caso de la centralita telefónica virtual de 3CX, desarrollada para facilitar una comunicación a través de múltiples canales con funcionalidades avanzadas desde una única interfaz.

El resultado es una solución que facilita las tareas de los trabajadores, que están conectados vía app móvil, cliente web o desktop, al sistema a través de canales de voz, chat, videoconferencia, SMS o mensajería instantánea, sin salir de la solución y tener que acceder a diferentes aplicaciones para interactuar con el resto del equipo.

Lógicamente, estas son ventajas que se consiguen desde el punto de vista de comunicación interna, que tienen un impacto en la relación con el cliente, que se relaciona con la compañía a través de los diferentes canales con los que están familiarizados y utilizan a diario.

En este sentido, este sistema permite que se relacionen con la empresa por el canal que prefieran: llamadas de voz, Facebook, SMS, videoconferencia, chat en vivo o mensajes de WhatsApp. Destacamos, sin ir más lejos, tres de las últimas novedades de la solución. Por una lado, el Chat en Vivo, fácilmente integrable y completamente personalizable en línea con la imagen de la empresa; la Integración con WhatsApp o Facebook Messenger. 

Cuando el Chat en Vivo se integra en la página web, se establece un canal de comunicación directo entre el cliente y el agente o empleado que, además, puede compartir las consultas con miembros del equipo para agilizar la resolución y, en caso de tener que elevarla -vía chat o llamada-, este paso se realiza al instante con un solo clic y sin que el cliente tenga que explicar su caso de nuevo y ¡sin costo!

También es fácil añadir Facebook Messenger como vía de contacto con el cliente y mejorar el tiempo de resolución de las consultas, gracias a una API desarrollada por 3CX. Esta integración permite también la transferencia de un chat a otros miembros del equipo o a un grupo si es necesario.

La última adición es la Integración con WhatsApp como nuevo canal de contacto. Al igual que en el caso de Facebook Messenger, utilizando la solución de 3CX, los agentes recibirán en su Cliente Web o aplicación móvil las consultas de los clientes o nuevos prospectos y podrán transferir los mensajes recibidos a miembros cualificados del equipo.

En definitiva, con 3CX, los mensajes que llegan a través de estos canales se envían inmediatamente al agente de chat, que lo recibe en su Cliente Web, su aplicación de escritorio o la aplicación para smartphones y, a partir de ahí, gestionarla de la forma más apropiada utilizando un amplio conjunto de funcionalidades.

 

Videoconferencias gratuitas, sin límite de tiempo
3CX también proporciona una solución de videoconferencia con varias características destacables. Por un lado, aparte de ser una solución profesional y segura, es muy fácil de usar y es gratuita.

La empresa puede organizar todas sus reuniones en formato virtual desde su calendario o utilizando el enlace ”3CX Meet" personalizado para mantener reuniones de equipo o con clientes. La conexión se puede realizar desde el navegador, sin necesidad de descarga.

Hablando de precios
El coste de este tipo de soluciones suele ser otro reto para una pequeña o mediana empresa, ya que en muchas ocasiones cuentan con presupuestos limitados.

Por eso, para ayudar en la toma de decisiones a las pequeñas y medianas empresas, 3CX ofrece la versión 3CX FREE que, además de contar con funciones como: Grupo de Timbrado y Bienvenida (IVR - Recepcionista Digital), Aplicaciones para dispositivo móvil y desde su Navegador y, Mensajería en equipo; también ofrece Chat en Vivo, Videoconferencias e Integración con WhatsApp.

También está disponible la nueva versión 3CX SMB que anunciamos a principios de Agosto 2023, que ofrece funciones más avanzadas y con capacidad para hasta 20 usuarios por solo 275 euros anuales. Además, 3CX cuenta con las versiones Professional y Enterprise, para crecer junto con la empresa adaptándose al tamaño y necesidades de la misma.

De esta forma, 3CX está derribando las barreras que pueden impedir la evolución de las pymes a un sistema de centralita telefónica en la nube, fácil de administrar y sin costes adicionales, que impulse un modelo de negocio digital, eficiente y flexible como base de su desarrollo futuro.