Así es Viva, la plataforma con la que Microsoft redefine la experiencia del empleado

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Microsoft acaba de lanzar Viva, una solución de software que define como la primera plataforma de experiencia de empleado, que reúne las capacidades, recursos y soporte que necesitan los trabajadores para desarrollar sus tareas en el nuevo entorno laboral.

La plataforma incluye soluciones digitales como Microsoft 365  y Teams y funcionalidades estándar como acceso a las comunicaciones internas que se construyen sobre integraciones con SharePoint, Yammers y otras soluciones de la multinacional. Ofrece también analíticas y una integración con LinkedIn Learning y otros proveedores de contenido, como SuccessFactors, así como lo que Microsoft llama Viva Topics, una especie de centro de transferencia de conocimiento dentro de la empresa.

El CEO de la compañía, Satya Nadella, ha dicho durante su presentación que "si hay algo que nos ha demostrado el último año es la necesidad de unificar la tecnología, los datos y la información de valor -el conocimiento que se extrae de ellos-, para crear entornos de trabajo sostenibles e innovadores, y para restaurar el capital social que se ha perdido con el cambio a entornos de trabajo híbridos".

En este sentido, la plataforma, que bien podría ser una gran evolución de las viejas intranets, unifica la experiencia del empleado en cuatro áreas clave, compromiso, bienestar, aprendizaje y conocimiento, a través de una serie de módulos que inicialmente son:

- Viva Connections: casi el 60% de los trabajadores se sienten menos conectados con su equipo desde el cambio al trabajo remoto. Este módulo proporciona a los empleados una puerta de entrada personalizada a su lugar de trabajo digital, donde tienen acceso a las comunicaciones internas y a los recursos de la empresa, así como a las políticas y los beneficios, y les permite participar en comunidades, como  grupos de apoyo a los empleados. Todo ello desde una única aplicación personalizable en Microsoft Teams. Así, se mejora el engagement del empleado con la compañía y la colaboración y networking con el resto de empleados. La aplicación Connections para Teams estará disponible como versión preview de la aplicación de escritorio el primer semestre de 2021 y la app móvil llegará a finales de este año.

- Viva Insights: en un momento en el que más del 30% de los trabajadores afirman que la pandemia ha aumentado su sensación de agotamiento, es importante ayudar a las personas a desconectar y aprovechar al máximo su recurso más escaso: su tiempo. Viva Insights ofrece información personalizada y práctica a los trabajadores que les ayudan a reservar tiempo para realizar pausas, descansos, tener momentos de concentración, tiempo para dedicarlo a su formación, así como a estrechar la conexión con sus compañeros. Asimismo, los responsables de equipo y los directivos pueden ver las tendencias a nivel de grupo de trabajo y de organización -las experiencias y los datos personales están visibles sólo para cada empleado-, así como obtener recomendaciones para equilibrar la productividad y el bienestar.

El módulo puede ayudar a los miembros de un equipo a establecer límites en sus calendarios y prioridades diarias para centrarse en lo que más importa. La información se genera a partir de datos agregados y no identificados para mantener la privacidad personal. Además, un nuevo panel de control permite a las organizaciones combinar los comentarios de los empleados en Glint, en LinkedIn, con los datos de colaboración de Viva Insights, lo que hace que los responsables puedan identificar con mayor precisión los puntos en los que los equipos puedan tener problemas, ajustar proactivamente los procedimientos de trabajo y medir el impacto de esos cambios a lo largo del tiempo. Viva Insights también puede aprovechar los datos de herramientas de terceros como Zoom, Slack, Workday y SAP SuccessFactors. La aplicación Viva Insights en Teams y el nuevo panel de control de Glint y Insights ya están disponibles en versión preview pública.

- Viva Learning: las organizaciones necesitan desarrollar una cultura de aprendizaje para adaptarse a la era digital y retener a su mejor talento. En concreto, un reciente informe de LinkedIn reveló que el 94% de los empleados se quedaría más tiempo en una empresa si esta invirtiera en su formación y desarrollo. El módulo Viva Learning, mejora y hace más accesible las oportunidades de formación y desarrollo profesional de los empleados, agregando todos los recursos de aprendizaje disponibles de una organización en un solo lugar: incluye el contenido de LinkedIn Learning, Microsoft Learn, proveedores externos -como Skillsoft, Coursera, Pluralsight y edX-, así como la propia biblioteca de contenido de cada compañía. Se pueden encontrar desde cursos de aprendizaje tradicionales, hasta contenido de microaprendizaje, de forma que los usuarios pueden descubrir, compartir, asignar y hacer un seguimiento de los cursos  que realice como parte natural de la jornada laboral. La aplicación Viva Learning ya está disponible en versión preview privada y, a partir de finales de este año, se integrará con los principales sistemas de gestión de aprendizaje, como Cornerstone OnDemand, Saba y SAP SuccessFactors.

  - Viva Topics: es muy común encontrar dificultades a la hora de localizar dentro de la empresa a un experto en un tema concreto, tratar de descifrar los acrónimos de la compañía o encontrar el contenido necesario para desempeñar una tarea, especialmente cuando se es nuevo en la organización o se trabaja a distancia. De hecho, según las investigaciones de Microsoft, las personas pasan el equivalente a siete semanas al año buscando o rehaciendo información. Viva Topics ofrece una experiencia que ayuda  a extraer valor y conocimientos y hace que los empleados estén mejor informados y conectados con los expertos de la compañía. Este módulo de la nueva Plataforma de Experiencia de Empleado de Microsoft, utiliza tecnología de inteligencia artificial, que ayuda a analizar y extraer valor de los datos de Microsoft 365 de un usuario, y se integra con una variedad de servicios de este tipo de terceros, como ServiceNow y Salesforce. Topics muestra automáticamente tarjetas de temas dentro de las conversaciones y documentos a través de Microsoft 365 y Teams. De esta forma, al hacer clic en una tarjeta, se abre una página de temas con documentos, conversaciones, vídeos y personas relacionadas con el tema en el que se está trabajando. Viva Topics ya se encuentra disponible como módulo adicional en los planes para empresa de Microsoft 365.

El anuncio se produce en un momento en el que las tendencias económicas y sociales están impulsando cambios a largo plazo en el compromiso de los trabajadores. En medio del cambio a un entorno de trabajo cada vez más distribuido y digital, ha crecido la demanda de soluciones que apoyen la cultura corporativa, el aprendizaje en el trabajo y el bienestar de los empleados. Según la firma, los analistas calculan que la naciente categoría de Plataformas de Experiencia del Empleado (EXP),  supone un volumen anual de 300.000 millones de dólares. Abarca lo que hoy es un mercado fragmentado de servicios, infraestructuras y herramientas específicas, muchas de las cuales, los empleados ni siquiera conocen y utilizan.

La red de socios consultores de la compañía en todo el mundo, entre los que se encuentran compañías como Accenture, Avanade, PwC y EY, que proporcionarán servicios de consultoría y asesoramiento para implementar esta plataforma.