PFU facilita la digitalización de archivos históricos con una nueva generación de escáneres

La digitalización masiva sigue avanzando en administraciones públicas, hospitales, archivos y grandes organizaciones, pero todavía existe un reto difícil de resolver: cómo convertir en información digital documentos antiguos, deteriorados o de formatos poco convencionales sin comprometer su conservación. Para responder a esta necesidad, PFU, compañía del grupo Ricoh, ha presentado los escáneres profesionales RICOH fi-8600, fi-8700S y fi-8700, diseñados para combinar altas velocidades de captura con la protección de originales delicados.

La propuesta está dirigida especialmente a archivos históricos, bibliotecas, administraciones públicas, centros sanitarios y organizaciones que gestionan documentación heterogénea formada por expedientes, formularios, historiales clínicos, documentos de gran longitud o soportes en diferentes estados de conservación.

 

Digitalización masiva sin sacrificar la conservación de los documentos

Los modelos fi-8700S y fi-8700 incorporan una superficie plana A3 combinada con un alimentador automático de documentos (ADF), permitiendo alternar entre la captura masiva y la digitalización individual de originales delicados sin necesidad de cambiar de equipo. Esta arquitectura facilita que un operador pueda procesar miles de documentos por lotes y, al mismo tiempo, escanear inmediatamente aquellos ejemplares que requieren una manipulación especial. Según la compañía, la superficie plana es capaz de capturar un documento A4 en apenas 0,6 segundos.

Los nuevos equipos incorporan tecnologías como Intelligent Sonic Paper Protection y Lag Detection, que ayudan a detectar incidencias durante la alimentación y a proteger los originales frente a atascos o deterioros accidentales. Además, los alimentadores automáticos pueden desplazarse lateralmente y girar hasta 180 grados para facilitar la introducción de documentos desde diferentes posiciones.

La nueva plataforma también está orientada a entornos donde la documentación combina múltiples formatos y tamaños. Uno de los ejemplos destacados por Ricoh es el sector sanitario, donde un mismo expediente puede incluir electrocardiogramas de varios metros de longitud, analíticas, informes clínicos, formularios administrativos y documentación histórica en diferentes formatos.

Los nuevos equipos admiten gramajes comprendidos entre 20 y 413 g/m² y permiten capturar documentos de hasta 5.588 milímetros de longitud mediante los sistemas de alimentación compatibles. Esta capacidad permite integrar documentos muy diversos dentro de un único flujo de digitalización.

Además de la flexibilidad documental, la nueva familia apuesta por el rendimiento. Los modelos fi-8600 y fi-8700 alcanzan velocidades de hasta 100 páginas por minuto y 200 imágenes por minuto gracias a su alimentador automático de 300 hojas. Por su parte, el modelo fi-8700S ofrece velocidades de hasta 75 páginas por minuto en digitalización a una cara.

La compañía destaca que la incorporación de superficies planas no penaliza la productividad gracias a funciones como Timer Scan, que permite realizar capturas automáticas a intervalos predeterminados, y Multi-Crop, que posibilita digitalizar varios elementos simultáneamente y guardarlos como archivos independientes.

 

La IA comienza con una digitalización fiable

Para Yasunari Shimizu, presidente y CEO de PFU (EMEA) Limited, la digitalización documental sigue siendo un elemento fundamental en cualquier estrategia de automatización y análisis avanzado. "Las organizaciones no suelen tener dificultades con los documentos convencionales, sino con aquellos que, por sus características, ralentizan los procesos, incrementan los costes y obligan a recurrir a soluciones manuales", señala.

El directivo añade que "en la era de la inteligencia artificial, digitalizar y capturar de forma fiable los documentos físicos es un punto de partida fundamental para agilizar los procesos".

Ricoh insiste en que el valor de la digitalización no reside únicamente en generar archivos electrónicos. Los tres modelos son compatibles con la plataforma PaperStream, diseñada para mejorar la calidad de imagen, automatizar la captura de datos y facilitar la extracción de información.

"La digitalización documental no consiste únicamente en convertir el papel en archivos digitales, sino en conseguir que la información esté disponible y pueda aprovecharse en los procesos de negocio. Para muchas organizaciones, el reto está en gestionar grandes volúmenes de documentos de distinta naturaleza, algunos especialmente delicados, sin que ello suponga más tiempo, errores o tareas manuales. Contar con soluciones que se adapten a las características de cada original resulta fundamental para mejorar la eficiencia”, recalca Jesús Cabañas, Regional Manager de PFU Iberia.