“Ofrecemos a nuestros clientes la posibilidad de escalar su innovación en IA a medida que cambian sus necesidades”, Athena Karp (Workday)

¿Cómo ha evolucionado su rol en Workday desde que se unió a la empresa, tras la adquisición de HiredScore?

Han pasado casi dos años desde que HiredScore pasó a formar parte de Workday, donde comencé como gerente general de HiredScore, trabajando para nuestro director de producto. Rápidamente, quise hacer aún más en la compañía y vi que tenemos en tornos a 11.500 clientes y, probablemente debido a quiénes eligen Workday, suelen ser algunas de las empresas y marcas más innovadoras, que priorizan la transformación y los datos; son visionarias. Para mí, fue la oportunidad de trabajar en un ámbito más amplio, y siempre me atrajeron los retos de la adquisición y la gestión del talento. Creo que, como parte de Workday, podemos hacer mucho en el área de RR.HH., en finanzas y, cada vez más, también en TI y en el ecosistema en general. Este otoño asumí el cargo de vicepresidenta sénior de Estrategia de IA, que abarca toda la IA de Workday, y es a lo que me dedico actualmente.

 

¿Cómo se está integrando la IA en flujos de trabajo empresariales críticos, como recursos humanos y finanzas?

Creo que recursos humanos probablemente se adelantó a finanzas en la incorporación de la IA, lo cual no es lo que uno esperaría de este departamento. De hecho, en algunos de nuestros clientes, Recursos Humanos lideró la implementación en toda la empresa, como en HiredScore y Paradox. Los programas de adquisición y gestión de talento fueron el primer proyecto de IA en la organización, lo cual es asombroso. Y se trata de grandes organizaciones globales. Creo que parte de esto se debe a que Recursos Humanos es un punto débil que todos experimentan, y creo que los casos de uso en los que nuestros clientes vieron la posibilidad de incorporar la IA eran muy claros, y creo que el mercado de consumo lo impulsó aún más. Porque la cuestión de si la IA se debe usar en la contratación está clara; los candidatos la utilizan para postularse. Un candidato puede aplicar hoy a 60 empleos en un minuto con un currículum y una carta de presentación personalizados, diseñados para el puesto al que quiere optar. En muchos sentidos, es una especie de carrera armamentística desigual, porque ahora vemos una proliferación de solicitantes. ¿Qué valor tiene esa carta de presentación si no se le dedicó ningún esfuerzo y fue escrita por la IA, mientras que ahora los humanos la revisan a un ritmo mayor? Teniendo esto en cuenta, creo que en cualquier lugar donde haya una entrada desequilibrada de la IA hacia un lado, hay que encontrar una contramedida cuanto antes.

Sin embargo, en finanzas estamos viendo que cada vez más directores financieros, responsables de finanzas y equipos, especialmente en áreas como la planificación, se interesan por la IA. Tenemos un producto de planificación increíble y nuestro agente está haciendo cosas realmente impresionantes. ¿Por qué no querría que un agente analice nuevos escenarios, calcule los cambios de inmediato y ajuste la capacidad de mi equipo? Creo que el último aspecto es que también estamos viendo un cambio en TI. Tradicionalmente, se ha pensado en TI como: “déjame explicarte la necesidad del negocio y luego tú nos encuentras la tecnología”. Creo que ahora vemos que TI se integra con RR.HH. y finanzas, proponiendo pensar conjuntamente los casos de uso o áreas donde puede ser interesante incorporar la IA, para luego desarrollarla. Así que este cambio, impulsado en lugar de solicitado, creo que está generando más innovación en estas áreas de la que se había visto tradicionalmente.

 

¿Qué importancia tiene contar con una arquitectura unificada de datos, procesos y contexto para aprovechar al máximo el valor que la IA aporta a las organizaciones?

Quien ha intentado crear agentes sobre sistemas que no tienen un modelo de datos unificado, ni controles de acceso y permisos unificados, sabe la respuesta. Como desarrolladores de IA, siempre decimos: “te acompañaremos hasta donde podamos como cliente”. Sabiendo esto, cuando desarrollaba sobre Workday, siempre podía avanzar mucho más rápido y llegar mucho más lejos porque, en esencia, los datos siempre seguían un mismo modelo. Porque el acceso a los permisos y los controles, independientemente del módulo en el que estuviera o de los sistemas, estaban unificados, gracias a la gobernanza y al marco de procesos de negocio. Por lo tanto, la importancia de esto es fundamental.

Creo que la mayoría de nuestros clientes no compraron Workday por su preparación para la IA, pero ahora, al comenzar a desarrollar, se dan cuenta de que esos componentes eran fundamentales para programas de análisis, para unificar los datos de la empresa, para la seguridad, los requisitos de TI o los del director de seguridad. Sin embargo, con la IA, ven que esa es la base que habrían tenido de todos modos y que no habrían tenido que resolver por sí mismos, ya que viene integrada. Otro aspecto importante es que esto también permite que los agentes que estamos desarrollando, diseñados específicamente para cada dominio, gracias al modelo One-Data, a las capas de gobernanza y a los controles que incluye Workday, ofrezcan, en muchos sentidos, mecanismos de protección predefinidos para estos agentes que operan en áreas sensibles, como recursos humanos y finanzas. Esto les brinda un nivel de calidad y una rapidez que les permiteá confiar en su uso. Si intentaran desarrollarlo por su cuenta, creando el contexto y la gobernanza, surgirían muchas dudas, como, por ejemplo: “no sabemos si la IA debería hacer esto”, y simplemente lo habrían construido de forma incorrecta con las herramientas equivocadas.

 

¿Cómo deberían las empresas definir su estrategia de gobernanza, seguridad y control para la IA, a medida que esta tecnología se integra cada vez más en procesos críticos, como recursos humanos y finanzas?

De hecho, una de las ventajas de Workday es que, en muchos casos, nuestros clientes ya tuvieron que realizar un trabajo arduo al implementar Workday, reflexionando sobre: ??¿cómo queremos gobernar estos datos? ¿Cómo queremos mantenerlos seguros? ¿Quién puede acceder a ellos? ¿Quién puede editarlos? ¿Quién no? ¿Quién tiene permiso para verlos bajo diferentes condiciones y permisos? ¿Quién tiene permiso para ver parte de ellos, o todos, y para qué? Por lo tanto, una de las cosas que nuestros clientes descubren al comprar Workday, es que están adquiriendo un sistema sencillo que gestiona una enorme complejidad en cuanto a acceso, visibilidad y capacidad de edición. En realidad, se trata de la capa de gobernanza o de las capas de autoridad.

Cuando empiezas a crear agentes que se comunican con otros agentes y otros sistemas, enseguida empiezas a ver cómo crece el problema de los agentes ingobernables o los agentes sin ley. Digamos que tengo un gerente de ingeniería que usa un copiloto de ingeniería, y ese copiloto de ingeniería intenta entrar en Salesforce, acceder al último pronóstico del trimestre y quiere editar esos datos. En este contexto, Workday se convierte casi en un sistema de autoridad, controlando quién es, con qué persona está conectado ese agente, cuál es su rol y responsabilidad, qué sistemas usa, qué tareas realiza y si es sospechoso. Y sabríamos si es una persona, porque al conectar a los agentes con las personas nos permite saber, en caso de un comportamiento extraño, si hay que investigar más a fondo.

Con Workday, ya se han implementado todos estos complejos controles de permisos y acceso a los datos más sensibles, y esa es parte de la razón por la que nuestras grandes inversiones actuales y muchas de nuestras nuevas innovaciones se centran en herramientas de plataforma. Con ellas podemos ampliar la gobernanza de Workday, no solo acceder a esos datos y contexto en todo el ecosistema de agentes, sino también en todo el programa de datos, de modo que no se copien esos datos y se almacenen en otro lugar, ni se intenten crear permisos y controles de acceso que obstaculizarían totalmente el uso o serían muy costosos de mantener.

 

¿Podría comentar algunos de los casos de uso de IA más relevantes para Workday en recursos humanos y finanzas?

Algunos de los agentes que vemos que les aportan más valor a los clientes y que están disponibles ahora mismo son nuestros agentes de experiencia del candidato. En este contexto, resulta muy efectivo contar con un agente disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, cuando los candidatos se postulan por la noche, los fines de semana, cuando no están trabajando, que es precisamente cuando tu organización no tiene personal para atender sus llamadas, programar entrevistas y coordinar el proceso de solicitud. Este es el lugar perfecto donde un agente puede aportar mucho valor. Además, las expectativas de los candidatos con la IA están cambiando. Esperan recibir una respuesta rápida, clara y en un formato de conversación para el que la mayoría de las organizaciones no están preparadas. Así que, ese es un ejemplo donde también vemos la capacidad de esta tecnología.

También, la capacidad de contratar un gran volumen de personal en 24 horas ayuda a conseguir el mejor talento y darle a la empresa lo que necesita en mercados donde se necesita ese talento cuanto antes para no perjudicar al negocio. Esto es algo que estamos viendo incluso para puestos difíciles de cubrir. Vemos una reducción del 40% en el tiempo de contratación al aprovechar la atención al candidato, la programación y el proceso integral, lo cual es emocionante.

Otro ejemplo es el Agente de Reclutamiento HiredScore, muy importante para mí, porque, de nuevo, los candidatos están usando IA para postularse a empleos, y vemos clientes con un volumen mucho mayor de candidatos que antes. Además, el contexto del mercado laboral y el tenso ecosistema geopolítico son más difíciles de gestionar para las personas, especialmente al comienzo de su carrera, por lo que se postulan masivamente y las empresas no pueden seguir el ritmo. Vemos que menos de la mitad de los candidatos que se postulan en una empresa promedio son siquiera considerados.

Entonces, ¿cómo logramos un proceso de selección respetuoso? Primero, que los reclutadores sean lo más receptivos posible, ya que utilizan IA para ello. Segundo, si la persona no consigue el puesto al que se postuló, pero busca otras opciones, no queremos que tenga que estar siempre pendiente de su carrera profesional. El sistema puede preguntarle si quiere que se le tenga en cuenta para futuras vacantes en esta empresa. Para eso existe Fetch, nuestro servicio de redescubrimiento de talento, que puede ofrecerles oportunidades laborales en el futuro. Además, en cuanto a la movilidad interna, estamos viendo un gran progreso por parte de muchos clientes. Actualmente, es más difícil facilitar la búsqueda de talento interno que externo, y muchas personas se incorporan a grandes empresas para impulsar sus carreras, pero desconocen sus verdaderas capacidades y se estancan en ciertos roles. Ahí es donde la IA puede ser una herramienta increíble para abrir un diálogo con ellos sobre las oportunidades que ofrece la empresa.

El último aspecto es el aprendizaje, la formación y el desarrollo. Nuestros clientes ya utilizan Workday Learning, con tecnología de Sana. Esta plataforma crea contenido personalizado para los empleados cuando lo necesitan y justo lo que necesitan, que ha logrado reducir en más del 98% el tiempo de creación de contenido.

Además, en el ámbito financiero tenemos nuestro agente de planificación. Vemos que muchos clientes están muy interesados ??en cómo ejecutar escenarios de planificación sin el personal necesario para explorar posibles escenarios y desarrollar un plan al respecto. Financial Audit y Financial Close Agent, nuestra inteligencia documental, es algo que cada vez más clientes demandan: la capacidad de que un agente lea los contratos, les informe sobre su contenido, les indique cómo avanzar y les ayude a vincularlo con los ingresos y los programas financieros.

Por otro lado, también están nuestros programas de TI, como el agente optimizado de procesos de negocio, el agente de implementación y la gestión de la interacción. Tradicionalmente, los equipos de TI no han contado con herramientas de agente propias para estas áreas. Pero si podemos ayudar a nuestros clientes a tener la mejor configuración, implementación, datos, estado y usabilidad posibles de Workday, todos salimos ganando.

 

¿Cómo ha evolucionado la IA de Workday, y qué aporta Sana al entorno laboral moderno?

Creo que es fundamental que las personas puedan experimentar los sistemas de RR.HH. y finanzas con una interfaz intuitiva, como la de un chat, y Sana es revolucionario en este sentido. No existen otras plataformas de RR.HH. y finanzas que no requieran conocimientos técnicos. Puedes preguntarle, por ejemplo: “¿Cuántos días libres me quedan? Quiero tomarme vacaciones en una semana. ¿Quién más en mi equipo está de vacaciones? ¿Puedo hacerlo? ¿Qué proceso debo seguir si me tomo tres días libres en lugar de uno?”. Y el sistema no solo te da respuestas, sino que también te pregunta: “¿Quieres que lo solicite, que informe a tu gerente, que bloquee el calendario, que me encargue de esto?”.

Esta es una nueva forma de trabajar para los empleados, los gerentes y la empresa, y creo que una vez que se integre la experiencia de Sana, la gente se dará cuenta de lo potente que es Workday para gestionar todas estas cosas. De lo contrario, tendrías que entrar en el sistema, saber dónde obtener ese informe, cómo acceder a esa plantilla o consulta para poder aprovechar su potencia, y vamos a eliminar toda esa fricción. Creo que ese es probablemente uno de los cambios más drásticos que estamos ofreciendo al mercado.

En cuanto a la evolución de la IA de Workday, ha cambiado mucho desde que me incorporé hace dos años, y creo que el mayor cambio es que, entonces, los clientes todavía querían que incorporáramos la IA a los procesos, pero no de la forma en que funciona hoy. Y creo que lo que ha cambiado para nosotros es la mentalidad abierta de nuestros clientes que, ahora, en lugar de empezar por el proceso y luego decirme mis necesidades de IA, empiezan por el objetivo de negocio o por el resultado. Y luego, piensan en cómo debería ser el proceso, cómo podría serlo gracias a la IA y dónde integrar la intervención humana en la toma de decisiones.

 

A medida que las empresas incrementan el uso de la IA en sus procesos, los costes pueden aumentar, dependiendo del proveedor. ¿Qué modelo aplica Workday para tarificar el consumo de inteligencia artificial? ¿Se incluyen de base todas las capacidades de IA o el coste depende del nivel de uso?

Diría que una de las principales innovaciones que lanzamos, que parecía un simple sistema de precios, fueron nuestros créditos flexibles, que permiten a nuestros clientes consumir la innovación de la forma que necesitan. Volviendo atrás, uno de los retos que vi en HiredScore durante una década fue que, hoy en día, si vas a invertir en un contrato de IA fijo de varios años, con licencia, tienes que saber con certeza que esa es la dirección que estás tomando. Tienes que saber que es la dirección correcta. Tienes que saber exactamente quién lo va a usar y cómo. Pero, generalmente, no puedes saberlo hasta que empiezas a implementarlo y a explorar cómo se utiliza en toda la plantilla.

Y creo que, en segundo lugar, la tecnología cambia tan rápido que nadie puede predecir qué pasará con la IA dentro de 12 meses. Por eso, ofrecemos a nuestros clientes la posibilidad de escalar su innovación en IA con nosotros, tanto hacia arriba como hacia abajo, a medida que cambian sus necesidades, sus prioridades o la disponibilidad de nuestros agentes, lo que les permite descubrir nuevas posibilidades que se alinean exactamente con lo que quieren o con la cantidad de agentes que necesitan para algo, en comparación otras modalidades. Creo que lo emocionante de esto es que nuestros créditos se pueden usar en todos los diferentes tipos de innovación laboral que puedas desear, lo que te brinda la máxima flexibilidad para explorar qué puede funcionar y cómo funciona, probar y experimentar, pero también para ampliar o reducir la capacidad según sea necesario.

 

En cualquier caso, controlar el consumo de inteligencia artificial representa un desafío para las empresas. ¿Cómo crees que evolucionará la gestión del coste de la IA en el futuro?

Creo que cada vez más departamentos pensarán como lo hacen hoy los departamentos de TI y de la nube. El trabajo con la IA pasa de ser realizado por humanos a ser realizado por un tándem de humanos y máquinas. Ya no es solo un elemento tecnológico; también contribuye al trabajo y a la productividad. Y creo que este cambio implica comprender que se está pagando por cosas diferentes a las que se han pagado históricamente. Muchas empresas carecen de los modelos, el vocabulario y los procesos internos necesarios para adoptar la IA. Por lo tanto, creo que habrá mucha más madurez en los próximos meses, y probablemente en uno o dos años, a medida que la industria aprenda a comprender a qué se asemeja esto, cómo lo financiamos, cómo lo presupuestamos y cómo lo comparamos con las licencias SaaS tradicionales que adquirimos en el pasado, algo que todavía no está sucediendo.

 

¿Cómo ha sido su paso por el evento Workday Elevate, celebrado en Madrid?

Bueno, este ha sido nuestro primer kick-off de Workday Elevate en Europa, y tuvo lugar aquí en Madrid. Me ha emocionado poder participar y he percibido que la energía aquí es increíble. Creo que el mercado español tiene el nivel justo de entusiasmo por lo que la IA puede aportar, así como ganas de progresar, planes ambiciosos y muchas cosas que quieren ofrecer a los empleados y a la empresa. Pero también creo que hay un sentido de responsabilidad, lo cual me alegró mucho ver. Al fin y al cabo, tenemos que pensar, de forma muy inteligente, cómo acercar esto a las personas, cómo capacitarlas para que tengan éxito, cómo asegurarnos de que el factor humano siga teniendo éxito en el trabajo, sepa lo que eso significa y tenga trabajo que hacer. Siempre me inspira estar con nuestros clientes, y estar aquí y poder hablar de IA en este momento, con tanto desarrollo por delante, ha sido realmente emocionante.