La Diputación Foral de Guipúzcoa automatiza la gestión del registro con inteligencia artificial
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Un sistema basado en aprendizaje automático permite clasificar de forma automática la mayoría de los registros administrativos, reducir la carga operativa y mejorar la calidad del servicio, manteniendo el control humano en todo el proceso.
La Diputación Foral de Guipúzcoa ha puesto en marcha ERREKA, una solución de inteligencia artificial desarrollada por Izfe que automatiza la clasificación de los apuntes de registro que recibe la Administración. La iniciativa permite optimizar procesos internos, reducir tareas repetitivas y agilizar la tramitación de expedientes.
El volumen de entradas en el registro supera el millón y medio de apuntes, procedentes de solicitudes ciudadanas, comunicaciones interadministrativas y documentación técnica. Una parte significativa de estos requería clasificación manual, lo que suponía una elevada carga de trabajo y cierta variabilidad en los criterios aplicados, generando además reasignaciones posteriores.
ERREKA aborda este desafío mediante técnicas de aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural, alcanzando una precisión global superior al 93%. En la práctica, cerca del 80% de los registros se clasifican de forma automática. El sistema adapta su comportamiento según el nivel de confianza: clasifica directamente cuando es alto, propone una opción validable cuando es intermedio y deriva a gestión manual cuando es bajo.
El modelo ha sido entrenado con datos reales previamente clasificados y se apoya en tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres capaces de procesar documentación diversa y multilingüe. Antes de su adopción generalizada, el sistema fue validado en un entorno paralelo al operativo, lo que permitió comprobar su fiabilidad en condiciones reales.
Su despliegue progresivo en distintos departamentos ha reducido la carga administrativa en las unidades encargadas del registro, permitiendo dedicar más tiempo a tareas de mayor valor, como la gestión de expedientes o la atención a la ciudadanía.
El enfoque adoptado sitúa a la inteligencia artificial como una herramienta de apoyo, no de sustitución. La supervisión final sigue recayendo en las personas, lo que facilita la confianza en el sistema y su integración en la operativa diaria.
El proyecto continúa evolucionando con nuevas líneas de trabajo orientadas a mejorar el modelo mediante reentrenamiento continuo e incorporar capacidades adicionales basadas en inteligencia artificial generativa. Este avance consolida un modelo de automatización que combina eficiencia operativa con control y fiabilidad, alineado con las necesidades de una administración cada vez más digital.
