Siete consejos para ser eficientes en almacenamiento y recuperación de datos

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La pérdida de datos, ya sea por un fallo humano, un malware o un accidente externo, tiene un impacto directo en el negocio. Por eso, es necesario disponer de una estrategia de recuperación de datos eficiente, una asignatura pendiente para casi nueve de cada diez compañías.

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Según la encuesta State of Salesforce Data Protection 2020, el 88% de las empresas no tiene definida una estrategia de recuperación de datos y probablemente por eso, el 84% de las empresas tarda más de un día en encontrar y recuperar los datos perdidos o corruptos, y un 36%, incluso necesita más de siete días. Son datos de los que han echado mano los expertos de Syntonize para hacer hincapié en la importancia de disponer de una política sólida en este ámbito.

Consejos de sus especialistas

- Tener cuidado con las exportaciones de datos. Exportar datos semanalmente es una práctica habitual en las empresas. Pero es una actividad que lleva tiempo y hay que realizarla con cuidado, porque se pueden cometer errores y en el caso de tener que recuperar y restaurar la información, hay que restaurar las relaciones de datos incluidas en los ficheros .CSV que están almacenados en ficheros .zip. Además, estos archivos no guardan los metadatos.

- Escoger soluciones de recuperación inmediata. Una de las posibilidades es hacer backups en sandboxes. Aunque son un entorno interesante para hacer pruebas de rendimiento y carga, hay que recordar que los sandboxes se refrescan cada 29 días, por lo que cualquier dato creado en los últimos 30 días aún no se habrá almacenado automáticamente.

- Vigilar el volumen de almacenamiento. Un error frecuente que supone un gasto extra en capacidad de almacenamiento es guardar todos los datos. Una buena política de archivo de datos debe diferenciar entre la información que se retiene para un acceso frecuente o para un uso futuro frente a los datos menos necesarios que se almacenan en sistemas más baratos y de larga duración. Así se evitará la redundancia de datos y un mayor rendimiento.

- Cumplir con la normativa. A la hora de definir la estrategia de almacenamiento y recuperación de datos hay que tener en cuenta tanto las políticas internas de la compañía sobre gestión, uso y administración de los datos, como la normativa legal de los diferentes organismos sobre la custodia y salvaguardia de datos, así como la transferencia de datos entre filiales en diferentes países.

- Proteger los datos. Según la encuesta State of Salesforce Data Protection 2020, el 69% de las empresas no cree estar preparada para sobreponerse a una pérdida de datos. Precisamente el principal objetivo de una estrategia de backup es la protección de la información. Y eso incluye adoptar medidas para la administración y gestión de los datos, la encriptación de la información y la restauración inmediata de datos erróneos, obsoletos o corruptos, para garantizar la continuidad de negocio.

- Monitorizar los cambios. La automatización del archivo de datos obliga a una monitorización continua para notificar de forma inmediata cualquier anomalía. Igualmente, es necesario poder trabajar de forma aislada con paquetes de datos que se han cambiado o eliminado y así asegurar la legitimidad de los datos que se recuperan en caso de necesidad.

- Desmitificar el backup del CRM. Antiguamente cuando los costes de implantar un CRM eran altos y se desplegaba sobre diferentes servidores para disminuir los costes, hacer copias de seguridad era más complejo. Ahora con las soluciones CRM en la nube el despliegue no es complejo y se pueden integrar apps fiables de terceros para hacer copias rápidas y sin grandes costes al existir servicios de pago por uso.