Ricoh digitaliza la gestión de gastos en sus entidades europeas de la mano de SAP Concur
- Casos de éxito
Gracias a Concur Expense, el Grupo ha conseguido automatizar todos los procesos de gastos de sus empleados, cumpliendo con las regulaciones de los países locales. La compañía busca implementar SAP Concur en sus adquisiciones recientes para mantener la transparencia y eficiencia en la gestión de gastos.
Ricoh ha implementado las soluciones tecnológicas de SAP Concur, a fin de disponer de una solución de gestión de gastos centralizada, segura y alineada con las necesidades de cada mercado regional de la compañía en la región EMEA.
Dicha implementación parte de la estrategia del Grupo por unificar y automatizar la gestión de gastos, al tiempo que puedan cumplir con las regulaciones locales y mejorar la transparencia, en los 20 países europeos donde opera la compañía. El proyecto ha supuesto un desafío al contar cada uno con normativas fiscales y contables específicas, requisitos de protección de datos, diferencias culturales y procesos administrativos diversos, lo que hace que dichas políticas de gastos puedan variar dependiendo del país donde se aplique.
Gestión de gastos optimizada
La solución proporcionada por SAP Concur, Concur Expense, ha permitido automatizar la aprobación, procesamiento, pago y reporting de las notas de gastos procesadas en la región (unas 55.000 transacciones anuales), eliminando con ello errores que se podían producir de forma manual. A esto se suma la gestión de la plataforma por facilitar el cumplimiento normativo, agilizar auditorías y ahorrar tiempo para la generación de informes, lo que ha revertido en un aumento de la productividad.
Para Ricoh, el resultado de esta optimización ha sido la rápida implementación, conseguida en muy pocos meses, de SAP Concur en unas 26 entidades en la región. Los procesos de gestión del cambio y formación han sido muy rápidos gracias al carácter intuitivo de la herramienta, lo que ha supuesto un éxito a nivel de tiempo de adopción, siendo posible completar el proyecto y desplegar el servicio en un tiempo récord
Antonello Simoncini, EMEA Travel & Expenses Manager de Ricoh subraya que, “la implementación de SAP Concur y la integración automática de las notas de gasto en el ERP de Ricoh ha revolucionado la gestión de nuestros reembolsos de gastos, digitalizando y automatizando el proceso en nuestras entidades europeas. Con más de 16.000 empleados, esta solución ha sido clave para optimizar la eficiencia y escalabilidad, consolidando un entorno de trabajo más ágil y reforzando nuestra transformación digital."
Por su parte, Joao Carvalho, head de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África ha destacado que, “desde SAP Concur nos sentimos muy satisfechos de haber contribuido a implementar una de nuestras soluciones tecnológicas en una multinacional como Ricoh, para ayudarle en sus procesos de gastos a nivel europeo. Con nuestra solución, Concur Expense, buscamos ayudar a nuestros clientes a simplificar por completo la gestión de gastos, ganando en eficiencia, visibilidad y control. Todo ello con el fin de poder dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más a lo que realmente importa: hacer crecer el negocio”.
Gracias a esta colaboración, Ricoh está evaluando cómo SAP Concur puede contribuir a sus objetivos de sostenibilidad y digitalización a futuro, que permitan explorar más integraciones, así como optimizar aún más todos los procesos a través de la Inteligencia Artificial (IA). Con ello, la empresa busca dar un paso más para implementar SAP Concur en sus adquisiciones recientes en favor de la transparencia y eficiencia en la gestión de gastos.
