La digitalización, clave para que los ayuntamientos activen la recuperación: cómo impulsarla

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Para paliar los efectos devastadores de más de un año de pandemia e impulsar la recuperación, la Administración tienen que ejercer como motor del cambio y, para ello, debe ser ágil en sus procesos. La digitalización para mejorar la gestión pública y los servicios a la ciudadanía ya no se puede postergar más. Repasamos las claves a tener en cuenta para que la transformación digital de estas entidades se lleve a cabo con éxito.

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Acometer una digitalización integral sigue siendo un reto pendiente para los ayuntamientos españoles y, actualmente, tras la irrupción del coronavirus, es una necesidad si quiere ejercer como motor de la recuperación. PFU (EMEA) Limited y el Instituto de Transferencia de Conocimiento en Innovación Pública (ITCIP), en colaboración con el Club de Innovación y expertos tanto de TI como de la Administración local y regional, han diseñado una guía con la que responsables de cualquier área pública adquirirán el conocimiento para alcanzar una digitalización de procedimientos o documentación de calidad y hacer un uso eficiente de la tecnología disponible.

Según sus impulsores, hoy se dispone de normativa y planes de acción suficientes para orientar a las instituciones hacia un modelo de prestación de servicios abierto, colaborativo y transparente en beneficio de la ciudadanía. El documento los recoge haciendo hincapié en los siguientes puntos:

- Nuevo modelo de asistencia al ciudadano. El documento incide en la necesidad de articular medidas e implementar procedimientos y herramientas tecnológicas que permitan cumplir con normas de referencia como la Ley 39. Si bien los organismos parten de posiciones dispares, las circunstancias abocan también a un amplio marco de soluciones con las que extender la cultura de la tramitación electrónica y optimizar los recursos disponibles. Se aspira a un nuevo modelo de asistencia más ágil, de máxima transparencia y mayor autonomía para la ciudadanía como principal interesada.  

- El registro en el nuevo modelo digital. El registro electrónico es una pieza esencial para posibilitar la tramitación del procedimiento administrativo y garantizar el derecho de la ciudadanía a comunicarse por medios telemáticos. Según los expertos, debería plantearse de manera holística teniendo presente las dimensiones jurídica, técnica y organizativa. Una buena práctica sería implementar la operativa de la digitalización a partir del catálogo de trámites de la sede electrónica. La simplificación y automatización de la Administración, la predefinición, la interoperabilidad administrativa y la formación del personal son otros importantes aspectos a tener en cuenta.  

- Gestión de la vida del expediente. El manual muestra el recorrido real de un expediente cuya digitalización comenzaría en los canales iniciales de relación de la ciudadanía con la Administración. Aquí el esfuerzo invertido se traduce en eficiencia y mejora de la gestión administrativa. Para conseguir ambos objetivos, los expertos aconsejan prestar atención a expedientes híbridos o mixtos con distinto soporte, plantear su conversión digital aplicando una filosofía de ecología del dato, hacerse con herramientas potentes pero integradas con las soluciones existentes o realizar copias de seguridad en los sistemas. También se recogen otras consideraciones en torno al despliegue de la gestión documental y el archivo electrónico único de expedientes finalizados con foco en la necesidad de incorporar la interoperabilidad a los procedimientos administrativos.  

- Procedimientos en sede electrónica. Ahora el ciudadano es dueño de la Administración, y la sede electrónica debe concebirse como un espacio en internet que sirva de puerta de acceso para toda aquella información, datos y servicios electrónicos a su disposición de forma actualizada y, preferentemente, personalizada. Debe evitarse utilizar el diseño de cualquier portal convencional y aportar un mejor servicio en forma de agilidad, simplicidad y calidad de la información.

- Digitalización de los datos de la ciudad, la gestión de órganos de gobierno o las universidades. Más allá de la tramitación electrónica, empieza a despuntar la idea de una “Administración 4.0” en la que la transversalidad de procesos y la integración de la información a todos los niveles cambiará el modo de enfocar la gestión de las ciudades. El informe recoge asimismo el desarrollo de sesiones telemáticas de órganos de gobierno que, en ningún caso, deberán descuidar la seguridad tecnológica y la organización para garantizar su buen funcionamiento. Y por último, en el lado de las universidades, se subraya la importancia de digitalizar procedimientos y servicios a fin de que puedan transformarse en organizaciones con un funcionamiento plenamente electrónico e interoperable, ya que de ellas dependerá garantizar las competencias digitales de los trabajadores futuros.

- La tecnología disponible para la tramitación electrónica integral. No todo vale para todo, por lo que los expertos recomiendan considerar antes de adquirir un equipo si se va a escanear, es decir, convertir un documento en papel en una imagen digital, o si se va a digitalizar para guardar también la información necesaria para su gestión electrónica. Posteriormente, el foco debe estar en obtener una calidad de imagen y de los datos óptima, una interfaz ágil y sencilla, aportando al mismo tiempo fiabilidad. Las tecnologías de IA y RPA han abierto un nuevo escenario en la digitalización y la gestión de la información, pero siempre habrá que escoger el escáner que se adapte al espacio, los documentos, las necesidades, así como las aplicaciones de captura y de gestión propias.

El documento recoge también soluciones reales como la de registro electrónico de documentos desarrollada por la empresa de software Berger Levrault, la de gestión de historias electrónica de pacientes por parte de Inetum (antes IECISA) y la visión de la digitalización de la ciudad con soluciones integrales e innovadoras en el marco de los ODS que presenta T-Systems. Asimismo, desde PFU se aportan algunos ejemplos de integración de sus dispositivos de digitalización Fujitsu o ScanSnap con aplicaciones usadas en la Administración como GEISER, ORVE o la plataforma LexNET.

En esta guía han colaborado además activamente profesionales de gestión pública de los ayuntamientos de Leganés, Gijón, Málaga y Sant Feliu de Llobregat, así como del Gobierno del Principado de Asturias.