“Cualquier empresa debe tener la capacidad de poder encontrar y acceder a su conocimiento”

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En esta entrevista, Salim Elkhou, CEO y fundador de Onna, explica cómo está siendo la transformación del puesto de trabajo, cuáles son los retos que tienen que afrontar las empresas en un momento en que la digitalización es esencial, o cómo está evolucionando el mercado del análisis del conocimiento.

Una de las consecuencias de la pandemia ha sido la transformación del puesto de trabajo físico del empleado o de su conversión en un puesto de trabajo digital. ¿Qué supone esta tendencia dentro de los procesos de transformación digital de las compañías?

Incluso antes de la pandemia ya había empresas que habían empezado a implementar aplicaciones y herramientas para que sus empleados pudieran trabajar en remoto sin comprometer su nivel de productividad, y que les permitirán estar conectados. Existía ya esta tendencia, pero la pandemia aceleró su puesta en marcha ya que las compañías tuvieron que implantar modelos de trabajo remoto e híbrido de manera urgente y eso hizo aumentar significativamente el número de aplicaciones que se utilizan en la actualidad, como correo electrónico, videoconferencias, chats o trabajo en equipo para compartir contenido.

Según un informe de BBVA, en 2020 el empleo en remoto en España creció del 5% al 37%; durante el confinamiento, el 54,2% de los teletrabajadores utilizaron herramientas de almacenamiento en la nube, y las más utilizadas fueron Microsoft Teams, Skype, herramientas de gestión del conocimiento específicas de sus empresas y Zoom.

El auge del teletrabajo ha hecho que los departamentos de TI tengan que hacer frente a una fuerza laboral cada vez más distribuida. ¿Cuáles son los principales retos que tienen que afrontar?

Si bien el auge de las aplicaciones de colaboración, comunicación y contenido ha ayudado a mejorar la productividad, también ha presentado un desafío importante: el conocimiento corporativo está más fragmentado que nunca. Se está dispersando y almacenando en silos en múltiples aplicaciones, lo que provoca que los trabajadores inviertan una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en encontrar información en las propias fuentes de su empresa.

Muchos empleados invierten hasta casi una hora al día intentando encontrar información que está oculta en sus propias herramientas y aplicaciones empresariales. Además, y para complicar más esta situación, la mayoría de estas aplicaciones crean datos no estructurados (como archivos de texto, audio y video, archivos de PowerPoint, hilos de mensajes de chat o emoji) que son difíciles de recopilar, procesar y analizar.

¿Qué implicaciones puede tener para una empresa no adaptarse a esta nueva realidad?

Cualquier empresa debe tener la capacidad de poder encontrar y acceder a su conocimiento para funcionar de una manera óptima. El hecho de que la información esté escondida o sea difícil de ubicar, puede crear consecuencias costosas. Por ejemplo, si se está trabajando en algún tipo de caso legal, el hecho de perder tiempo buscando la información necesaria puede generar más coste para la empresa, un retraso en la presentación de dicha información, o una falta a la hora de cumplir con la regulación existente.

Un acceso deficiente al conocimiento también puede provocar que resulte más difícil retener y transferir la información cuando un empleado se va de la empresa. Esto ha generado un gran problema recientemente ya que hemos vivido una época con muchos despidos y bajas voluntarias, y los empleados han podido llevarse con ellos información crítica de sus compañías.

Cuando las empresas son capaces de mantener sus datos en orden, pueden gestionar su conocimiento de una manera más operativa, hacer frente a situaciones inesperadas y también ser más proactivas. Además, pueden tomar decisiones más estratégicas, preparar su ruta de transformación digital, optimizar su día a día y resolver los problemas que puedan surgir.

Las empresas necesitan poder centralizar toda su información. ¿Cómo y qué necesitan para poder desplegar este tipo de herramientas y que sea compatible con las herramientas de trabajo que utilizan?

Para poder centralizar toda la información, es necesario invertir en una tecnología que permita unificar los datos fragmentados y dispares que se encuentren en varias aplicaciones, y que reúna todo en un repositorio central en el que los trabajadores puedan buscar en varias fuentes de datos al mismo tiempo.

La IA y el Aprendizaje Automático también pueden desempeñar un papel importante ya que permiten clasificar y categorizar la información para que sea aún más fácil para los trabajadores organizar e interpretar sus datos. Históricamente, la gestión del conocimiento ha sido muy difícil debido a la cantidad de dicha "gestión" que requería. Pero afortunadamente ahora existen herramientas que la hacen más sencilla gracias a, por ejemplo, la automatización o el procesamiento inteligente.

¿Qué beneficios en materia de productividad y gestión optimizada obtienen tanto empleados como empresas?

Normalmente es más fácil acceder al conocimiento de forma externa que dentro de la propia empresa. De hecho, contar con información centralizada también permite a las organizaciones acceder a su "propio" conocimiento más fácilmente.

Cuando las empresas pueden centralizar toda su información, le están brindando más poder a sus empleados ya que pueden recurrir a la información que necesitan, cuando lo necesitan. Esto puede ayudarles a ser más productivos y proactivos en sus roles, y como comentaba anteriormente, les permitirá tomar mejores decisiones, preparar su ruta de transformación digital, optimizar su día a día y resolver los problemas que puedan surgir.

Un conocimiento ordenado también aporta otros beneficios más allá de la productividad y una gestión optimizada.  Al poder encontrar, acceder y gestionar mejor la información, las organizaciones también pueden ser más reactivas. Estarán mejor equipadas para responder a situaciones como solicitudes de información en litigios, investigaciones o cumplimiento de leyes de privacidad, entre otros.

Su compañía centra su actividad de negocio en el mercado del análisis del conocimiento ¿Cómo va a evolucionar este mercado a corto/medio plazo?

Ahora que los modelos de trabajo híbrido y remoto son una realidad, la cantidad de datos no estructurados que existen dentro de las organizaciones (archivos de texto, audio y video, mensajes de chat, etc.) seguirá creciendo rápidamente. Y a medida que surjan nuevas aplicaciones de colaboración, comunicación y contenido para resolver los problemas laborales del futuro, nuestros datos se volverán más aislados y fragmentados.

Por eso, las empresas deben implementar la tecnología adecuada para poder identificar, unificar, administrar y proteger su conocimiento de manera efectiva. Esto les ayudará a reducir costes y riesgos, pero también a descubrir nuevas oportunidades para su crecimiento empresarial. Con los avances en el aprendizaje automático, las organizaciones pueden aplicar inteligencia a su cada vez mayor cantidad de datos no estructurados y generar conocimientos que pueden conducir a una mejor toma de decisiones, respaldar la innovación e impulsar la competitividad.

Onna cuenta con más de 150 empleados a nivel global. ¿Está entre sus planes continuar creciendo en número de empleados?

Ese es nuestro objetivo. Desde 2020, hemos aumentado nuestra plantilla global de empleados en un 200 %, y esperamos seguir creciendo rápidamente en el próximo año tanto a nivel internacional como en España.

En cuanto a facturación, ¿qué objetivos de crecimiento tiene su empresa para este año? ¿Han tenido que modificar este crecimiento debido a la situación económica y geopolítica que se está viviendo?

A pesar de los retos que ha supuesto la pandemia, en Onna hemos sido incluso capaces de crecer. El mundo empresarial tuvo que optar por el trabajo en remoto debido a los confinamientos, y eso provocó que aumentara significativamente la necesidad de aplicaciones de colaboración, comunicación y contenido, con lo que nuestra presencia se volvió más relevante a la hora de ayudar a las empresas a poder acceder y compartir su información. 

Gracias a esta situación, en Onna hemos experimentado un crecimiento sustancial en los últimos dos años (en materia de ingresos, clientes y número de empleados) y esperamos que esta tendencia de crecimiento continúe este año.