Ricoh impulsa la transformación híbrida de Mutualidad con la modernización de su nueva sede

Mutualidad, entidad aseguradora sin ánimo de lucro especializada en soluciones de ahorro e inversión para profesionales del sector legal, ha culminado una profunda renovación tecnológica de su puesto de trabajo de la mano de Ricoh. El proyecto, alineado con el Plan Estratégico 2025-2028, convierte su nueva sede madrileña en un entorno moderno, híbrido y plenamente colaborativo, con foco en las personas y en la creación de valor.

La mudanza se concibió como una oportunidad para activar una transformación real. La tecnología ha sido el motor para impulsar nuevas dinámicas de trabajo, mejorar la experiencia de los empleados y habilitar espacios que responden a las necesidades de comunicación interna y externa. “Necesitábamos tecnología que nos permitiese ser más ágiles y eficientes, que impulsase una colaboración más rápida y eficaz”, explica Pablo López-Aranguren, responsable de IT de Mutualidad.

 

Un proyecto integral basado en cuatro palancas

Mutualidad definió una estrategia apoyada en cuatro ejes: espacios, personas, tecnología y comunicación, y contó con Ricoh en todas las fases, desde la búsqueda y prueba de soluciones, y la selección de tecnología puntera, hasta  la implementación, la puesta en producción y el soporte continuo. La iniciativa incluyó también el despliegue de cartelería digital como nuevo canal de comunicación interna y con mutualistas.

Entre las soluciones implantadas destacan Microsoft Teams Rooms integrado con Yealink, paneles táctiles para la gestión ágil de salas, y soluciones audiovisuales adaptadas a cada espacio, además de un enfoque Bring Your Own Device (BYOD) para garantizar la conexión desde cualquier equipo o plataforma.

Uno de los espacios más avanzados es la sala de consejo, equipada con microfonía Bosch, cámaras PTZ, audio profesional y distribución mediante infraestructura IP Crestron.

El proyecto también transformó el auditorio de la planta cero en un espacio multiflexible capaz de acoger desde eventos de más de 200 asistentes hasta reuniones reducidas, manteniendo siempre una experiencia audiovisual de alto nivel. El espacio incorpora tres pantallas, mesas de sonido profesionales, microfonía para interacción con el público, videoconferencia y opciones de grabación.

“La tecnología audiovisual se convirtió en el elemento diferencial del espacio, elevando la experiencia del evento y ampliando las posibilidades de uso”, destaca David Cerviño, responsable de Eventos de Mutualidad.

 

Gestión del cambio y adopción natural

La modernización tecnológica vino acompañada de un plan de gestión del cambio para asegurar una adopción fluida. Mutualidad y Ricoh organizaron sesiones formativas e informativas y crearon un grupo de Embajadores del Cambio como canal de retroalimentación y apoyo a los empleados.

Mutualidad cuenta ahora con un entorno tecnológico homogéneo y fiable, reducción de la curva de aprendizaje, mayor autonomía para gestionar reuniones sin soporte técnico y mejoras claras en colaboración y eficiencia. El auditorio, además, se ha consolidado como un espacio estratégico con demanda externa constante.

“La sede de Mutualidad es hoy un entorno preparado para el presente y el futuro: híbrido, flexible, audiovisual y centrado en las personas”, afirma el responsable de IT. “La tecnología audiovisual se integra perfectamente con el diseño y el mobiliario, asegurando una estética homogénea alineada con el concepto arquitectónico”.

Para Ricoh, este proyecto ejemplifica su visión del puesto de trabajo moderno como un ecosistema donde espacios, tecnología y personas se conectan para impulsar comunicación, eficiencia y productividad. “Este proyecto con Mutualidad refleja cómo, con el acompañamiento adecuado, la innovación en el puesto de trabajo se convierte en una realidad tangible”, resume Jorge Martín, especialista preventa de Workplace en Ricoh España.