La información, en el punto de mira
- Opinión
Las empresas continúan replanteándose su modelo de trabajo. Algunas organizaciones que, en un principio, adoptaron un teletrabajo absoluto, buscan ahora volver parcialmente a la oficina y, otras que optaron por entornos presenciales ven ahora la necesidad de abrirse al trabajo en remoto. Parece que la modalidad más favorable es la híbrida, ya que permite combinar lo mejor de ambos mundos, al tiempo que ofrece un equilibrio donde los empleados se sienten cómodos y motivados.
Una de las necesidades esenciales al implementar soluciones para un entorno de trabajo híbrido se relaciona con garantizar un acceso seguro a la información. En la actualidad, los entornos en la nube ofrecen una capa adicional de seguridad mediante factores de autenticación doble, encriptación, recuperación ante desastres, etc. No obstante, la seguridad no se limita únicamente a esto; en muchos casos, es fundamental establecer roles específicos para cada usuario. Esto permite delimitar no solo el acceso a la información, sino también las funciones que pueden llevar a cabo. Por ejemplo, un usuario podría tener permiso para visualizar documentos, pero no para imprimirlos, enviarlos por correo, ver sus anotaciones o acceder al historial, entre otras.
La gestión integral de la información en todos los ámbitos de una organización ya sea en el área financiera, el de Recursos Humanos, ventas o de marketing, es clave para avanzar no sólo hacia modelos de trabajo híbridos, sino para incrementar la productividad y mejorar la competitividad empresarial. La buena noticia es que existen soluciones tecnológicas que permiten abordar esta gestión de manera óptima, ofreciendo resultados tangibles a las compañías. Por ejemplo, desde Canon Information Management Solutions hemos ayudado ya a muchas organizaciones a conseguirlo.
Este es el caso de dos empresas de Levante, tanto la alicantina , Grupo Soledad, especializada en la distribución y venta de neumáticos, y la valenciana Orobrands, a quienes hemos ayudado a reducir el tiempo dirigido a la gestión de sus facturas de proveedores en un 50% al integrar un sistema que les permite extraer datos de las facturas automáticamente, establecer flujos de trabajo 100% digitales para la aprobación de dichas facturas, así como a integrar los resultados con sus sistemas ERP. Esto permite facilitar la visualización del estado de cada factura y la detección de fallos o retrasos en tiempo real.
Actualmente, no podemos hablar de gestión de la información sin mencionar la Inteligencia Artificial (IA). Esta tecnología permite dar pasos de gigantes para optimizar tareas y facilitar el trabajo a los empleados. Según el whitepaper de Canon “IA Generativa para crear una empresa exponencial”, la introducción de la IA generativa ha acelerado diez años la adopción de soluciones de automatización y ha reducido en casi un 50% el uso de recursos destinados a ella. Entre las tareas para las que se está empleando actualmente es para la extracción de datos y clasificación de documentos de manera automática, lo que reduce significativamente el tiempo empleado en tareas manuales. La IA también está permitiendo el acceso rápido a la información gracias a la aplicación del lenguaje natural, favoreciendo respuestas en tiempo real. Esto facilita el encontrar datos específicos en documentos para tomar decisiones informadas. Por el momento, estamos viendo sólo la punta del iceberg de los que queda por venir. Según el paper mencionado, se estima que el impacto que la IA generativa tendrá en la gestión de las empresas será de hasta 7.9 trillones dólares sólo en productividad. Y es que la gestión de la información está en el punto de mira de las organizaciones, aquellas que sean capaces de optimizar su acceso y uso liderarán su industria.
Por Manuel Márquez, Business Developer manager de Canon Information Management Solutions.
