Las oficinas y la gestión de espacios: así cambian las prioridades tras la irrupción de la pandemia

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El auge del teletrabajo ha sido una consecuencia directa de la necesidad de aislarse para contener el coronavirus, y tiene su impacto en la gestión de las oficinas y la contratación de espacios. El 53% de las grandes compañías prevén reducir su espacio físico, y más del 75% incrementarán la flexibilidad laboral. A partir de ahora, será clave optimizar las sedes y mejorar la experiencia de trabajo.

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Seis de cada diez organizaciones tuvieron a más de la mitad de la plantilla teletrabajando durante el confinamiento, y el 37% esperan mantener esta tendencia. En datos como estos, que sugieren que a partir de ahora el entorno de trabajo será híbrido, las empresas ven  una oportunidad de reducir metros cuadrados y minimizar gastos. Y, como explica Cisco, este modelo hace aún más impredecibles las tasas de ocupación de las oficinas, ya que los empleados tienen mayor flexibilidad para elegir desde dónde y cuándo desempeñar su labor.

En este sentido, Michel Rodríguez, director de Colaboración de la firma en España, “antes de reducir el espacio de oficina, las organizaciones deben analizar las necesidades de sus empleados y conocer el uso real de las salas”.  Estas son sus recomendaciones para optimizar el espacio físico y mejorar la experiencia de trabajo:

- Configurar el espacio con precisión. Para saber si tenemos el número correcto de despachos, salas y escritorios y sus dimensiones adecuadas, debemos medir el espacio disponible, cómo lo utilizan los trabajadores y su nivel de satisfacción. Los espacios son dinámicos, y se pueden mejorar mediante datos y analítica. Tecnologías como sensores de recuento de personas, calendarios de salas, cuadros de mando y equipos hotdesk ayudan a lograr este objetivo.

- Repartir las reuniones durante la jornada. Las horas centrales del día coinciden con los picos de uso de las salas de reuniones. Esto hace que las salas queden infrautilizadas en otras franjas horarias. Conocer la verdadera disponibilidad de los compañeros y otros participantes y coordinar horarios alternativos podría liberar un valioso espacio en las horas centrales.

- Consumir los recursos en tiempo real. Mientras las salas reservadas minutos antes se ocupan casi siempre, aquellas reservadas con dos semanas de antelación tienen un 20% de probabilidades de ser utilizadas. Asignar el espacio de reunión en tiempo real permite ajustarse al aforo y asegurar la disponibilidad de equipos de vídeo y pizarras electrónicas.

- Medir la ocupación. La ocupación no suele adecuarse al espacio disponible. A veces, sólo dos personas ocupan una sala de diez plazas porque es la única con proyector o está más aislada del ruido. No es sólo medir la ocupación de salas, también el total de participantes. Hay dispositivos dedicados como Webex Room Navigator que monitorizan la ocupación de forma continua.

- Integrar el vídeo. El 98% de las reuniones tendrán al menos un participante remoto, según las empresas consultadas. Los dispositivos de vídeo son ya componentes indispensables de las salas de reuniones para no aislar a los teletrabajadores. También permiten tender puentes entre ellas.

- Crear un entorno seguro y saludable. El 45% de los trabajadores creen que su empresa debería convertir la oficina en un espacio más seguro, invirtiendo en soluciones como tecnologías sin contacto y control de aforo en salas. Además, los sensores integrados en los dispositivos de Colaboración pueden recopilar información sobre nivel de ruido, temperatura ambiente, humedad, calidad del aire e iluminación.

A juicio de Rodríguez, “optimizar espacios no significa sólo reducir metros y costes, sino también mejorar la experiencia de los trabajadores, proporcionar espacios seguros y reforzar la productividad y el compromiso del equipo”.