Cómo ahorrar un 85% del tiempo dedicado a escaneo, archivado e impresión con Canon

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Optimizar los sistemas de impresión y gestión documental. Éste era el objetivo de la Notaría de Raúl Muñoz Maestre, una empresa que lleva más de diez años asesorando y acompañando a los gallegos en todos sus trámites notariales, y que, para continuar ayudando a sus clientes a realizar gestiones como testimonios, escrituras públicas o pólizas, ha apostado por las soluciones de Canon.

Concretamente, ha sido el distribuidor de Canon VSM Sistemas Coruña quien ha instalado dos equipos imageRUNNER ADVANCE 6575 de tercera generación. Además, cuentan con un aplicativo MEAP WEB desarrollado por Notarnet que permite modificar los flujos de trabajo para optimizar el día a día.

 

 

Cuáles fueron los retos

La notaría de Raúl Muñoz Maestre siempre se ha caracterizado por estar a la vanguardia tecnológica. Esto, unido al crecimiento exponencial que ha atravesado a lo largo de los últimos años, ha hecho que analice constantemente nuevas posibilidades con las que optimizar cada aspecto de su trabajo diario para ahorrar tiempo, ser más eficientes y, con ello, brindar un servicio mejor y más ágil a sus clientes.

Otro de los retos constantes en este sector es el de disminuir la cantidad de papel acumulado en los escritorios de los empleados, ya que generan inseguridad jurídica por la confidencialidad y trascendencia de muchos de los documentos que se manejan.

Por estas razones, la notaría se planteó estudiar cómo mejorar todos los aspectos relacionados con la digitalización, protección e impresión documental, ya que percibía que se perdía mucho tiempo en procesar los cientos de folios que forman parte de su trabajo diario. Es entonces cuando contactan con Notarnet, una consultora tecnológica, partner de Canon, especializada en ofrecer servicios de calidad a notarías, para valorar opciones con las que agilizar todos estos procesos.

 

 

En qué consiste la solución

Tras analizar el trabajo diario de la notaría de Raúl Muñoz Maestre se optó por la plataforma MEAP WEB y los equipos de Canon como la solución más adecuada. El desarrollo llevado a cabo por Notarnet permite modificar los flujos de trabajo de los equipos multifunción Canon para optimizar el trabajo diario de los 16 empleados de la notaría y mejorar la accesibilidad a los documentos.

La solución elegida se compone también de dos unidades del equipo imageRUNNER ADVANCE 6575, implementados por VSM Sistemas Coruña. Se trata de equipos multifunción que imprimen A4 y A3 en blanco y negro a velocidades de hasta 75 páginas por minuto, lo que permite imprimir una escritura notarial completa en menos de un minuto.

El escáner de estos equipos cuenta con un alimentador automático de documentos de doble cara de hasta 300 hojas con tecnología DADF, necesario para escanear extensos documentos notariales a color sin tener que dar la vuelta manualmente a cada página.

Adicionalmente, a estos equipos se les ha añadido dos finalizadores externos que clasifican automáticamente los documentos, los grapan o, incluso, los plastifican. Esto supone un ahorro de tiempo considerable y permite que el equipo humano centre su atención y su tiempo en tareas de mayor valor añadido.

El conjunto final, unido a la plataforma MEAP WEB, es tan potente que ha permitido sustituir por completo la anterior plataforma de impresión, compuesta por tres equipos multifunción y diversos escáneres individuales. Esto supone un ahorro significativo en mantenimiento de equipos y un aumento en la velocidad de procesamiento, escaneo e impresión de documentos.

En palabras de Raúl Muñoz Maestre, “esta solución es un tres en uno, lo que antes eran tres pasos desde el punto de vista informático (escaneo, archivado y vinculación del documento) ahora se hace automáticamente con solo acercarnos a los equipos. Si simplificar dos pasos en uno es bueno, simplificar tres es magnífico”.

La solución se instaló en media mañana y, tras un mes de uso, se han logrado multitud de beneficios en todo lo relacionado con agilidad de la gestión documental. Sin embargo, la facilidad de uso ha resultado ser un valor tan importante como la velocidad. En el momento de la instalación se instruyó a los empleados en su uso, pero la formación no llevó más de 10 minutos por su diseño intuitivo, sencillo y práctico.

 

 

Principales resultados

Con estas soluciones la notaria ha logrado disminuir la cantidad de papel sobre los escritorios de los empleados, ahorra tiempo en las labores de escaneo, archivado e impresión y mejorar el procesamiento de documentos.

Raúl Muñoz Maestre resume los beneficios al indicar que “ganamos en tiempo y ganamos en espacio. Hemos reducido el espacio físico destinado a diferentes multifuncionales y equipos de sobremesa para contar con dos equipos muy veloces que nos permiten aligerar nuestros trámites”.

Los empleados cuentan ahora con una solución intuitiva que agiliza enormemente su trabajo diario y que evita pérdidas documentales y amontonamientos caóticos de papeles sobre cada escritorio. Simplemente se tienen que acercar al equipo multifunción, seguir las instrucciones según el documento a tratar y, automáticamente y mediante flujos de trabajo automatizados, cada documento se digitaliza creando un archivo completo, con todas las hojas, que se guarda directamente en la carpeta que debe albergarlo. Así, se ahorra la tarea puramente manual de seleccionar cada archivo, escanearlo lote por lote, vincularlo en el orden correcto y evitar que haya páginas en blanco.

Para cuantificar el ahorro de tiempo se ha realizado una prueba con una escritura de más de 260 páginas. Mediante la nueva solución el documento estaba escaneado, archivado y listo para imprimir en 90 segundos. Un proceso que antes llevaba hasta 10 minutos y que supone un 85% de ahorro de tiempo respecto a la anterior manera de trabajar.

Los documentos digitalizados se encuentran en MEAP, una plataforma común que, para Raúl Muñoz, supone “un ahorro de tiempo y de papel. Cada vez que escaneamos un documento sabemos que no se pierde y podemos compartirlo rápidamente sin necesidad de imprimirlo y, si tenemos que imprimirlo, cada uno se lleva sus papeles correctamente clasificados y grapados gracias a los finisher”.

Otros aspectos del trabajo diario, como el tratamiento de DNI o pasaportes, también se han visto beneficiados. Ahora se pueden colocar diversos DNI en el escáner y, con dos pasadas, los equipos son capaces de dividirlos en archivos distintos, llevarlos a la carpeta-destino deseada y vincularlos a la ficha de cada cliente.

Este concepto de notaría está en constante expansión y las posibilidades, en lo que a digitalización se refiere, son casi infinitas, ya que la notaría podría incluso, mediante tecnología OCR, vincular los datos de un DNI escaneado para rellenar los campos pertinentes de un testimonio o un contrato, por ejemplo, ayudando a agilizar aún más las pequeñas tareas del día a día.

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