Las reuniones ineficaces cuestan hasta 112 millones al año y disparan la fatiga de los empleados

Las reuniones se han convertido en un elemento central de la vida laboral moderna, pero su impacto dista mucho de ser positivo. Según el informe The Cost of Bad Meetings, elaborado por Jabra, más de la mitad del tiempo invertido en reuniones se percibe como innecesario y una mala organización, sumada a fallos tecnológicos, puede generar pérdidas millonarias y un desgaste creciente entre los profesionales.

El estudio revela que 9 de cada 10 empleados experimenta cierto temor ante las reuniones, un fenómeno que afecta especialmente a mujeres y a perfiles más junior, cuya participación se ve limitada cuando la tecnología falla o cuando el formato híbrido no garantiza igualdad de condiciones.

De media, los profesionales dedican hasta 8 horas semanales a reuniones, pero el 66% afirma abandonarlas sin acciones claras, lo que obliga a concertar nuevas sesiones (59%) y aumenta la carga de trabajo (59%). Este ciclo repetitivo es lo que Jabra denomina “deuda de reuniones”, un efecto acumulativo que erosiona la productividad.

 

Los fallos tecnológicos disparan la duración y reducen la participación

La tecnología se ha convertido en un factor crítico. El informe señala que el 52% de las reuniones virtuales presenta algún tipo de incidencia técnica, porcentaje que se eleva al 75% en las reuniones híbridas. Entre los problemas más comunes destacan las dificultades para escuchar o ver correctamente a los participantes, lo que añade 11 minutos extra por reunión híbrida y afecta a la fluidez de la conversación.

Ante estas dificultades, muchos asistentes optan por apagar la cámara, una decisión que incrementa en un 43% la necesidad de reuniones posteriores y reduce la calidad de la interacción.

“Una mala conectividad o incidencias en audio y vídeo impactan directamente en los resultados de la sesión, llegando a duplicar la necesidad de retomar asuntos más adelante”, explica Camile Petit, Sales Manager para Iberia de Jabra.

El impacto económico es especialmente significativo. En una empresa de 5.000 empleados, las reuniones ineficientes combinadas con problemas técnicos pueden generar más de 130 millones de euros en pérdidas de productividad al año. De ellos, 112 millones se atribuyen directamente al tiempo invertido en encuentros innecesarios o de escaso valor, mientras que 7,3 millones derivan de incidencias técnicas en reuniones híbridas.

El desgaste emocional también es notable. El 87% de los profesionales siente algún grado de ansiedad ante las reuniones, el 42% alcanza su límite de energía tras dos horas consecutivas, y el 83% se siente agotado cuando se superan las cuatro horas.

Además, la mitad de los empleados que se conectan en remoto a reuniones híbridas se han sentido excluidos en alguna ocasión. El riesgo es mayor para las mujeres, con un 16% más de probabilidades de sentirse desplazadas, y para los perfiles junior, con un 26% más.

“En entornos híbridos, la tecnología es clave para fomentar una participación inclusiva, equilibrada y capaz de aportar valor”, añade Petit.

 

La IA ayuda, pero no soluciona reuniones mal planteadas

El informe también analiza el papel de la inteligencia artificial. Aunque tres de cada cuatro profesionales ya han probado herramientas de IA para transcripciones, resúmenes o seguimiento, menos de uno de cada tres las utiliza de forma habitual.

La razón es que la IA no puede arreglar una reunión mal organizada. Si las conversaciones son confusas o los participantes no pueden escucharse correctamente, el valor de estas herramientas se reduce drásticamente.