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El Canal de Isabel II migra más de 2.700 cuentas desde Lotus Notes a Microsoft 365

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MIcrosoft Cloud

Para impulsar un modelo de trabajo colaborativo, el Canal de Isabel II optó por Microsoft 365 y SharePoint para más de 2.700 usuarios. El proyecto ha sido un éxito, principalmente por la gestión del cambio que llevó a cabo a través de un programa puesto en marcha por sus subdirecciones de Recursos Humanos y de Sistemas Informáticos de la empresa responsable de la gestión del agua en la Comunidad de Madrid.

Como parte de su transformación digital, el Canal de Isabel II quería evolucionar a un modelo que favoreciese el trabajo en equipo para mejorar la productividad. Para ello, optó por migrar más de 2.700 cuentas de la plataforma de correo electrónico Lotus Notes a Microsoft 365, e implantar SharePoint, un proyecto que se llevó a cabo éxito. Así lo reconoce Pablo Galán, director de Recursos de Canal de Isabel II, dirección que acoge a las subdirecciones de RRHH y Sistemas Informáticos, que asegura que la compañía ha conseguido una comunicación más transparente y flexible, coeditar documentos, tener reuniones virtuales, compartir conocimientos, tener acceso desde cualquier sitio y racionalizar el correo electrónico principalmente con la colaboración mediante Microsoft Teams. “Además, el modelo en la nube nos ha permitido centrar más nuestra contribución a la implantación de las soluciones que aporta Microsoft 365 al no tener que gestionar la infraestructura que lo soporta”, señala.

En el éxito del proyecto ha tenido mucho que ver el programa de gestión del cambio que llevaron a cabo las subdirecciones de Recursos Humanos y de Sistemas Informáticos de la empresa pública. La jefa del Área de Atención al Usuario, Raquel de Lope, explica que tuvieron claro que, cuando se plantearon la migración a Microsoft 365, “no se trataba únicamente de un proyecto de Tecnologías de la Información sino de una transformación de la forma de trabajar, colaborar y facilitar el talento, que requería la colaboración de nuestros compañeros de Recursos Humanos”.

Conjuntamente ambos departamentos pusieron en marcha el proyecto “¡Súbete a la Nube!” que tenía como objetivo activar todas las palancas que facilitaran la gestión del cambio y la incorporación no solo de una nueva tecnología sino también de un cambio de cultura y mentalidad. Para ello, crearon la figura de los  «Nubis», los early adopters tecnológicos de cuya formación se encargó Microsoft.

Los «Nubis» colaboraron con los técnicos del Área de Atención al Usuario del Canal, que eran los responsables, en último término, de la transformación desde dentro de la propia empresa pública. “Con la figura de los “Nubis” hemos comprobado que la transmisión del conocimiento y los cambios en los hábitos laborales es más efectiva cuando se cuenta con la ayuda de un compañero”, añade la jefa de Formación y Desarrollo, Minerva López.

Según la compañía, incorporar el proyecto ¡Súbete a la Nube! en el día a día de Canal de Isabel II ha facilitado a todos los empleados la asimilación de conceptos, la familiarización con el proyecto y la cercanía con sus objetivos.  Para hacerlo extensivo a todos, desde RRHH se diseñó un concepto de espacio de formación no convencional llamada «Aula 365» con una estética diferente, decorada con césped artificial, sofás de colores, cartelería de la campaña, servicio de cafetería, WiFi y dispositivos Microsoft Surface a disposición de los empleados. Con este espacio, según Mayte del Río, jefa del Área de Relación con los Empleados, “conseguimos romper con la rutina y la forma habitual de trabajo de nuestros profesionales, creando expectativas positivas hacia el cambio y fomentando el intercambio de conocimiento. Además, dimos visibilidad al proyecto en eventos internos, camisetas y todo tipo de materiales promocionales”.

En la iniciativa fueron fundamentales también las sesiones informativas de Microsoft 365 impartidas por SoftwareONE, que también ha colaborado con el Área de Atención al Usuario de Canal de Isabel II en el proceso de migración. New Horizons ha sido responsable de la formación específica de las diferentes herramientas de productividad de Microsoft 365.