La Universidad Rey Juan Carlos mejora su modelo de trabajo impulsando la colaboración

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Con aproximadamente 50.000 estudiantes distribuidos en cinco campus en la región de Madrid, la Universidad Rey Juan Carlos ha elegido a Microsoft como socio para digitalizar y optimizar sus procesos y operaciones. En concreto, la entidad ha mejorado los procesos de colaboración interna de su personal docente y administrativo, haciéndolo más eficiente, y prepara a su alumnado para los requisitos de la era digital, a través de un proyecto encaminado a potenciar la comunicación y colaboración.

La Universidad ha desplegado la plataforma de productividad en la nube, Microsoft 365, y la herramienta de colaboración, Microsoft Teams, para fomentar el trabajo colaborativo en cualquier lugar de forma intuitiva y sencilla, tanto en unidades de gestión, en las que es necesaria la interacción de distintas personas de distintas áreas, por ejemplo para la contratación pública, como para grupos de investigación, que quieren disponer de espacios colaborativos o trabajar de forma cooperativa y en tiempo real sobre recursos de información.

Para la institución, el uso de Teams está siendo un elemento importante dentro del modelo de trabajo en una institución como la nuestra, que cuenta con ocho sedes físicas en cinco campus diferentes. Como señala Francisco Escalero, experto en redes y comunicaciones unificadas de la Universidad Rey Juan Carlos. “necesitábamos herramientas de colaboración más versátiles e integradas que nos permitieran el trabajo en equipo. En su momento, nos decantamos por Sharepoint, pero es ahora con Microsoft Teams, y la unificación del trabajo en grupo que proporciona, cuando vemos un cambio significativo en la forma de comunicarnos y trabajar”,

Con Microsoft Teams, según explica Microsoft, la organización ha mejorado la seguridad de la información durante la ejecución de su actividad y en el intercambio de ésta entre diferentes servicios, al no encontrarse dispersa. Por ejemplo, en materia de contratación de sistemas informáticos, la Universidad dispone de un grupo compartido entre ambos servicios con un canal para cada licitación, donde el proponente solicita el inicio de la licitación con los documentos necesarios, y desde las unidades implicadas en la gestión de la contratación, se realizan las observaciones oportunas o se resuelven las dudas (mediante chats) y se perfeccionan, de manera colaborativa, los documentos hasta su versión final, dejando trazabilidad en todo momento de la evolución del proceso. Esta actividad por correo electrónico o mediante reuniones presenciales se hacía muy tediosa y propensa a retrasos temporales, a veces innecesarios.

Además, se ha automatizado la creación de Equipos de Microsoft Teams para todos los grupos de investigación de la Universidad Rey Juan Carlos, integrando alrededor de 1200 investigadores de la Universidad a partir de la información corporativa de 110 grupos. Esto permite al coordinador de cada grupo de investigación organizar mejor al equipo de trabajo, la información de los diferentes proyectos del grupo y las interacciones necesarias (chats, correos, videoconferencias), y asegurar que ésta esté disponible para todos los miembros del equipo con los permisos oportunos.

Con la herramienta, el profesarado puede crear, por ejemplo, pruebas de evaluación para sus estudiantes colaborativamente, sin necesidad de intercambiar correos electrónicos de ida y vuelta con adjuntos actualizados.