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La Universidad de Almería utiliza la nube para sacar partido al dato

  • Casos de éxito

MIcrosoft Cloud

La UAL ha unificado en la plataforma de cloud pública Azure sus diferentes fuentes de datos para facilitar la toma de decisiones informadas a los órganos de gobierno y una mayor eficacia de los servicios administrativos. El proyecto ha sido llevado a cabo por Climbea, partner de Microsoft.

Esta institución educativa ha llevado a cabo un proyecto de inteligencia del dato que le ha permitido unificar y aprovechar sus datos internos para apoyar la toma de decisiones estratégicas y facilitar una administración más eficiente de sus servicios en áreas como Recursos Humanos, atención al alumno o la gestión de su movilidad, a través de sus más de 500 convenios activos con universidades de todo el mundo.

Para la UAL, que cuenta con 14.000 alumnos y 1.000 empleados, la información es una parte vital para el funcionamiento diario, ya que maneja y cuenta con información académica de estudiantes, de trabajadores, de recursos a disposición del alumnado, información económica, etc. En esta iniciativa ha confiado en la plataforma en la nube de Microsoft.

Antes de poner en marcha esta iniciativa contaba con un ERP consolidado con muchos años de información almacenada, procesos de gestión afianzados y también con personal de TI con un profundo conocimiento sobre la estructura de la información y el ERP, pero sin competencias específicas sobre las metodologías y herramientas necesarias para poner en marcha un Data Warehouse, un repositorio unificado de datos que permitiese aprovechar mejor toda esa información.

Durante el proceso de implantación, llevado a cabo por Climbea, se diversas bases de datos centradas en ámbitos específicos (datamarts) para cumplir con las exigencias de los diferentes grupos de usuarios. Es el caso del departamento de Recursos Humanos, el Centro de Atención al Usuario y el sistema de gestión online, que permite la ejecución del todo el proceso completo de evaluación de la calidad docente por parte de todos los agentes intervinientes: profesores, evaluadores y administradores del sistema.

La transformación ha llegado en UAL incluso a departamentos como el área de servicios TIC, que ha experimentado una mejora notable gracias al uso de las nuevas herramientas. Al igual que en otros ámbitos de la institución, ahora, un nuevo responsable puede saber, por ejemplo, cómo evoluciona la actividad, si crece o disminuye por igual en todas las áreas, qué problemas se repiten con mayor frecuencia o qué aspectos son los que alargan los tiempos de resolución de incidencias. De este modo, el responsable tiene una visión general de su área y, en unos solos clics, puede conocer un nivel de detalle mucho más preciso sobre cualquier aspecto para extraer conclusiones y poner en marcha planes de mejora.

A modo de resumen, José Antonio Martínez, vicerrector de Transformación Digital de la UAL, explica que “con el salto a la nube de Microsoft hemos roto la barrera que suponía tener diferentes fuentes de datos y hemos allanado el camino a lo que ha supuesto un verdadero cambio: el análisis pormenorizado de datos con Power BI y la creación de soluciones para su explotación, sencillas y adaptadas a cada uso, con PowerApps. Gracias a ello, ahora somos mucho más precisos a la hora de evaluar qué sucede en nuestra institución prácticamente en tiempo real, podemos trazar estrategias de mejora más eficaces y elevar el nivel de satisfacción de alumnos y personal docente”.

La institución almeriense, fundada en 1993, se encuentra actualmente entre las primeras 200 universidades europeas mejor evaluadas por sus funciones docentes y se sitúa entre las 300 mejores universidades del mundo de menos de 50 años, según el ranking Times Higher Education.