Tres prioridades empresariales que tienen una misma respuesta: automatización

Según el estudio "You're Working TOO Hard - Using Intelligent Automation to Save Time, Money, and Effort", elaborado por la AIIM en colaboración con OpenText, líder en Gestión de la Información Empresarial, casi el 80% de las organizaciones reconoce que necesita digitalizar su negocio entero para subsistir. Sin embargo, la creciente marea de información y el caos que ésta conlleva, se convierten en un duro obstáculo para las empresas que inician su transformación digital.

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Sobra decir que un aspecto a cuidar en los procesos de digitalización, en un momento en el que el dato y su gestión son cruciales, es cómo se gestiona la información.

Las empresas señalan que el contenido no estructurado y no gestionado sigue siendo un problema importante en el 50% de sus procesos backend, a la vez que esperan que el volumen de información que fluye hacia ellas se multiplique por cuatro en los próximos dos años. Esta cantidad, junto con la velocidad y la variedad de la información que reciben, es realmente apabullante para las organizaciones, dificultando la capacidad de aprovechar toda la información en un contexto relevante. Tal y como recoge el informe, hasta el 75% de los encuestados declara que éste es uno de los problemas más acuciantes para ellos y sus negocios.

Tradicionalmente, la reducción de costes y el aumento de la eficiencia han sido los principales impulsores de la automatización de procesos. Sin embargo, ahora hay otros factores que obligan a los responsables de TI a pensar en ello: algo más de la mitad de los encuestados del estudio, el 53%, considera que "la mejora en la calidad de los datos" es la prioridad número uno. El 51% señala que "la reducción de los errores manuales" es otro factor clave, y un 43%, destaca el "ofrecer una experiencia mejorada al cliente" como tercera prioridad.

Automatización de procesos: el estado actual
A medida que se acelera la disrupción digital, el grado de automatización de los procesos se sitúa muy por detrás de lo necesario. Así, dos tercios de las empresas informan que ni siquiera el 50% de sus procesos de backend está automatizados. En las compañías menos eficientes, además, más del 75% de todos los procesos administrativos siguen siendo completamente manuales.

Si hablamos de por qué los esfuerzos para automatizar son tan complicados, la principal razón es que en cada proceso back-end, la información estructurada y semiestructurada (es decir, el contenido) representa un obstáculo significativo para la automatización completa. El 72% de los encuestados considera que "la integración de tecnologías de captura con aplicaciones de negocio como ERP o CRM" es un problema importante, mientras que el 74% también ve el "convertir el contenido no estructurado en datos procesables" como un obstáculo. Así mismo, dos de cada tres empresas se quejan de que los documentos en sí mismos plantean las mayores dificultades para el grueso de las herramientas de automatización de procesos robóticos (RPA), a pesar de que las soluciones más avanzadas en la actualidad pueden solucionarlo.

Es necesario señalar que una empresa entera no se automatiza de forma inmediata de la noche a la mañana. Por ello, las organizaciones están priorizando qué áreas deben hacerlo primero: el departamento financiero encabeza la lista de los procesos horizontales que las organizaciones planean automatizar (35%), seguido por logística (34%) y la gestión documental (30%).