Automatizar los procesos de gestión del talento: ¿por dónde empezar?

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La automatización de procesos se ha asociado al área de Administración de Personal pero Meta4 y Future for Work Institute (FFWI) sostienen que existen múltiples posibilidades y ventajas que la tecnologías de automatización de procesos mediante la robótica pueden ofrecer a otros procesos de gestión de talento. He aquí siete procesos automatizables que añaden productividad a los departamentos de Recursos Humanos.

 

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Ambas organizaciones han seleccionado siete procesos en los que las soluciones RPA pueden añadir valor al trabajo que desarrolla el área de Recursos Humanos, y son las siguientes.

Nómina y Administración de personal
Sin duda, el uso de soluciones RPA se ha extendido en los procesos de nómina y administración de personal al resultar fácilmente estandarizables, y con un volumen suficiente para que la inversión proporcione un retorno para la empresa.  En este ámbito, estas soluciones posibilitan mantener datos maestros de empleados permitiendo intervenir en procesos como la autorización y control de vacaciones y permisos, el control de jornada y horas extraordinarias, la gestión de situaciones de incapacidad temporal, la aprobación y pago de notas de gastos, el cálculo de conceptos de retribución variable, la gestión administrativa de personal expatriado, así como diferentes interacciones con sistemas de Organismos Oficiales.

Selección de personal
En el ámbito del reclutamiento de nuevos profesionales, las soluciones RPA además de poder aplicarse en el proceso de conversión de candidatos a empleados, también pueden ser utilizadas para llevar a cabo las cribas y la clasificación de la información de estos candidatos, además de gestionar las interacciones generadas durante el proceso de selección.

Onboarding
La automatización de procesos mediante robótica proporcionan una mayor eficiencia en el proceso de incorporación e integración de un nuevo empleado en la empresa, al permitir registrar los datos de la persona en los diferentes sistemas en los que precisa ser dada de alta y facilitar la coordinación de RR.HH. con otras funciones como IT, Seguridad o ‘Facilities’.

Atención al Empleado
Las soluciones de RPA facilitan la interacción entre el departamento de Recursos Humanos y los empleados de la empresa de cara a la resolución de incidencias, dudas, solicitudes de certificados y otros documentos y comunicaciones periódicas de diversa naturaleza.

Formación
La aplicación de soluciones RPA en ámbito de la formación, se utiliza principalmente para automatizar todas aquellas tareas relacionadas con la gestión logística y administrativa de las actividades formativas.

Offboarding
De la misma forma a cuando un empleado se incorpora a una compañía, en el momento de abandonar la empresa, las soluciones RPA sirven para dar de baja a la persona de los diferentes sistemas y a coordinar la salida con otros departamentos.

Reporting y sistemas corporativos
Otro tipo de tareas en las que se suelen utilizar soluciones RPA, es en la elaboración de informes y cuadros de mando de la función de Recursos Humanos y, en el caso concreto de empresas multinacionales con presencia en varios países, en la integración de sistemas locales de RRHH con los sistemas corporativos de la compañía.