Así ha logrado PayPal impulsar la colaboración entre su plantilla global

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Hasta hace poco, este especialista en tecnología financiera disponía de diferentes soluciones de comunicaciones a partir de las cuales se habían creado silos de datos aislados, limitando así la colaboración internacional, y eso se puso de relieve en una encuesta realizada entre sus empleados en 2019 para evaluar las herramientas de comunicación que empleaban uso. Aunque el 89% de ellos respondieron que estaban comprometidos con una cultura de colaboración, sólo el 39% sentía que las herramientas existentes satisfacían sus necesidades. La combinación de servicios locales y alojados en la nube de la empresa funcionaba bastante bien solo para algunos grupos de empleados, pero se evidenciaban carencias en la cohesión, la estabilidad y las características de una solución unificada de colaboración y comunicación. Los resultados de la encuesta también pusieron de relieve las limitaciones en las posibilidades de reuniones internacionales.

A día de hoy, la situación es diferente, y eso lo ha conseguido migrando a Microsoft Teams como única plataforma, según la firma. “Nos brinda una mayor productividad y colaboración, junto con la mayor seguridad que ofrece Microsoft 365 y la posibilidad de hacer data archiving y data retention. Ahora tenemos la sensación de que cada uno de nosotros es parte de la empresa de la misma forma, sin importar dónde trabaje”, asegura Dan Torunian, vicepresidente del área de Employee Technology and Experiences and Data Centers de PayPal.

Antes de realizar el cambio, la compañía llevó a cabo una investigación completa sobre cómo los grupos de empleados se verían afectados. Ésta incluía un análisis de cómo las personas de diferentes características, que residen en numerosos países con orígenes culturales variados, preferían comunicarse y cómo podrían sentirse acerca del cambio. Aprovechando los resultados de la encuesta, la compañía estableció los casos de uso de Teams, según los aspectos comunes de cada trabajo.

En este sentido, Córa Garvey, directora senior de Organizational Change Management for Employee Technology and Experiences en la compañía, explica que "al diseñar nuestra estrategia de gestión del cambio, necesitábamos tener en cuenta los diferentes estilos de aprendizaje y comunicación. Hemos puesto a disposición una serie de canales de formación diferentes para permitir que las personas emprendan su propio camino antes de la transición a las nuevas soluciones”.

Conexiones más fuertes
En general, los directivos de PayPal sostienen que las soluciones de Microsoft le han permitido estar más unidos, ya que ahora los empleados pueden colaborar de una manera mucho más fluida y muy segura, por el cifrado de extremo a extremo de la plataforma en la nube de Microsoft.

Además, con Teams, ha visto una gran reducción en la cantidad de tiempo necesario para comenzar sus reuniones. Ahora las personas programan reuniones de solo media hora, lo que realmente no podíamos hacer antes. Eso es un gran beneficio, tanto en términos de satisfacción de los empleados como de cumplimiento de la productividad.

Además, al agregar una pestaña con visualizaciones de la herramienta de business intelligence Microsoft Power BI a las reuniones de Teams, PayPal ha encontrado una manera de compartir fácilmente el estado actual y los objetivos de un proyecto a medida que las personas se unen.

Según la empresa financiera, la inclusión de Power BI hace que las reuniones sean productivas, al mismo tiempo que estandariza el formato en el que se presentan los datos. Los empleados pueden actualizar estas cifras haciendo clic en la propia visualización para acceder a una hoja de cálculo de Excel conectada, que se puede ajustar de forma rápida y fácil. Así, José Buraschi, director of Program Management de PayPal, subraya que "todos utilizaban nuestros antiguos sistemas a su manera. Los empleados tenían diferentes prácticas recomendadas, ritmos y herramientas que usaban para publicar sus datos, lo que condujo a problemas de recopilación y análisis de datos. El poco tiempo que invertimos en implementar Power BI en Teams ha merecido la pena”,

"Nuestra decisión de estandarizar cómo y dónde almacenamos documentos a través de Teams ahorra fácilmente a los empleados de PayPal treinta minutos de búsqueda del archivo correcto cada día. Para algunos empleados, es probable que esté cerca de la hora. Si multiplicamos estas cifras por unos miles de empleados, es probable que los ahorros aumenten rápidamente. Microsoft Teams, y su interoperabilidad con Power BI y Power Apps, ha homogeneizado y aliviado no sólo las reuniones, sino también la comunicación general aquí en PayPal, y vemos que esos beneficios solo aumentan a medida que pasa el tiempo", concluye este ejecutivo,

Este proyecto ha funcionado y ahora la multinacional empleará Microsoft Power Apps. Con Power Apps, la compañía ya está desarrollando actualmente una aplicación que contiene una lista de todos los programas que actualmente están en vigor. Esta aplicación personalizada permitirá a los empleados crear nuevos programas a través de una interfaz fácil de usar que genera automáticamente un nuevo canal de Teams con pestañas y enlaces relevantes.