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Cómo agilizar el procesamiento de facturas con las soluciones de Canon

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Mediterraneo Canon 6

Optimizar el procesamiento de facturas: centralizar todo el proceso a través de una única plataforma proporcionando total control del proceso; fortalecer y unificar los mecanismos de validación de facturas; y ser transparente con los clientes. Estos han sido los objetivos que se marcó Mediterráneo Administración de Fincas, una empresa alicantina que opera en el segmento de administración inmobiliaria, y que los ha cumplido gracias a las soluciones de Canon.

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Mediterráneo Administración de Fincas nació en Benidorm (Alicante) en 1964 para operar en el segmento de administración inmobiliaria como consecuencia del fuerte crecimiento turístico y de la necesidad de ofrecer asistencia especializada en distintos idiomas. La empresa comenzó su andadura como un servicio de administración de fincas por parte de la Caja de Ahorros del Suroeste.

Tras diecinueve años, en 1983 Mediterráneo Administración de Fincas decidió comenzar un proceso de expansión que le llevó a convertirse en el líder del sector por volumen de fincas administradas a lo largo de toda la Costa Mediterránea. El crecimiento continuo hizo que la empresa extendiera sus servicios a la gestión de nóminas y comunidades en 1994. Con la entrada de un nuevo inversor en el año 2010, la compañía decidió realizar cambios en su estructura y en sus objetivos, realizando una fuerte inversión en tecnología y en profesionales especializados.

La principal consecuencia de esta estrategia es que, en la actualidad, Mediterráneo cuenta con una red de 21 delegaciones en diversas ciudades españolas, donde gestiona más de 2.000 edificios gracias a la confianza de más de 85.000 propietarios.

 

El reto

La gran cantidad de clientes y proveedores con los que cuentan las comunidades administradas por Mediterráneo requería dedicar mucho tiempo por parte de los empleados en el procesamiento manual de facturas.

Éste resultaba un proceso tedioso para el personal encargado de dicha labor y alargaba los tiempos de gestión, con lo que la efectividad de los servicios prestados por la compañía se veía perjudicada. Hay que tener en cuenta que más de 4.000 proveedores envían sus facturas diariamente a Mediterráneo, lo que supone un volumen de más de 120.000 facturas anuales que hay que registrar en su ERP para proceder a su gestión.

A esta problemática también hay que añadir que el proceso requería de varias personas y que, además, éste era propenso a crecer en tiempo requerido conforme se incorporaban nuevos clientes fruto de la introducción manual de gran cantidad de datos en el sistema. Con lo que, una de las prioridades que se planteó Mediterráneo era anular esta posibilidad.

 

La solución

Para solventar esta problemática, Mediterráneo apostó por Canon, quien ha mostrado una alta comprensión de su negocio y sus necesidades y, además, ofrece el sistema de procesamiento de facturas más adaptado al día a día de la compañía.

Los nuevos flujos de trabajo establecidos han conseguido que, independientemente del canal por el que llega cada factura, estas sean capturadas, reconocidas, analizadas e introducidas en el ERP. En este sentido, el nuevo proceso analiza todos los campos de cada factura para transcribirlos y volcarlos a la base de datos automáticamente y sin errores.

¿Cuál ha sido el principal beneficio? La reducción del tiempo de grabación por factura, el cual ha pasado de 2 minutos a prácticamente cero. Con esto se ha logrado que con una única persona que monitoriza el proceso se procesen más de 500 facturas diarias recibidas por distintos canales. Una tarea que antes realizaban varias personas en distintas delegaciones y que ahora permite a los demás empleados dedicar tiempo a tareas de mayor valor añadido.

 “Todos los procesos que intervienen en la recepción de facturas se han simplificado enormemente. Ahora una sola persona puede gestionar las facturas de todos los clientes con total corrección, lo que ha multiplicado la productividad”, destaca Javier Sevilla, director de procesos y tecnología de Mediterráneo.

 

Apuesta por el valor

Y es que quienes antes se encargaban de transcribir las facturas realizan ahora otras tareas de mayor valor.

En caso de encontrar algún error durante el análisis, el sistema de Canon aprende de ese error para evitarlo en un futuro. Así, cuando se analice de nuevo una factura del mismo cliente o con características similares, se realizará una revisión con mejores resultados.

Mediterráneo ha conseguido un notable ahorro de tiempo gracias a la implementación de este sistema, y, además, ahora puede poner a disposición de sus clientes todas sus facturas de manera digital y en un plazo corto de tiempo.

Una instalación en tiempo récord

La instalación del sistema se ha realizado en apenas tres meses, y se ha llevado a cabo una personalización de la herramienta que ha proporcionado a Mediterráneo grandes ventajas. “Desde la puesta en marcha, el proyecto ha sido un éxito rotundo. Los beneficios de la implantación han superado las expectativas iniciales”, puntualiza Javier Sevilla.

 

Principales beneficios

Con la solución de Canon, Mediterráneo ha logrado mejorar sus procesos, beneficiando su eficiencia y operatividad. Entre los principales beneficios que ha obtenido se encuentran:

• Optimización de tiempo de procesamiento facturas.

• Mayor efectividad a la hora de transmitir los datos al ERP.

• Sistema en perfecto funcionamiento en un lapso de tiempo relativamente corto.

• Los recursos que antes se implementaban en una tarea monótona y tediosa ahora se emplean en atención al cliente y expansión de la firma.

“Esta solución abre las puertas a la total transparencia con nuestros clientes a través de la app de los propietarios, ya que pueden visualizar en digital, y los presidentes de comunidad autorizar las facturas en un plazo muy corto de tiempo”.

Gracias a la solución de Canon “no solo se ha reducido de manera considerable el trabajo diario con facturas de todos los sistemas de contabilidad de Mediterráneo, además, la empresa ha decidido enfocar los nuevos recursos disponibles en la expansión de la compañía”.

Esto repercute en la satisfacción de los nuevos despachos de administradores de fincas incorporados, “enfocándonos todos en última instancia” en el servicio al cliente.  “En un futuro próximo buscamos digitalizar el 100% de nuestras facturas con Canon y seguir apostando por esta solución que abre las puertas para seguir mejorando la comunicación con nuestros clientes”, finaliza Javier Sevilla.

Puedes conocer las principales características de este caso de éxito en  este enlace