Tres pasos para que las reuniones virtuales sean productivas durante el confinamiento
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Sin duda, el brote del coronavirus ha impulsado la rápida adopción de soluciones de colaboración para posibilitar las reuniones y que los flujos de trabajo no provoquen retrasos. Sin embargo, gran parte de los trabajadores que ahora dependen de estas herramientas no tienen experiencia con ellas, por lo que los equipos de TI deben apoyarles para no lastrar la productividad y retrasar las operaciones de negocio.
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A medida que los empleados se vuelven más dependientes de las soluciones virtuales de reunión y colaboración, los equipos de TI deben garantizar que se ofrece que los empleados disponen de todo los necesario para seguir con sus cometidos, a la par que garantizan una buena experiencia. Para ayudarles, Gartner ha identificado tres pasos que considera fundamentales.
Conseguir que las conexiones a las reuniones virtuales sean fiables
La mayoría de las organizaciones cuyos empleados han recibido instrucciones de trabajar desde casa ya han adquirido y desplegado soluciones empresariales de colaboración y que facilitan las reuniones por vídeo. Una vez que se implementan, son fundamentales la fiabilidad de la red y un ancho de banda suficiente para ofrecer una experiencia adecuada. Las videollamadas grupales de alta calidad necesitan un servicio de Internet que pueda ofrecer velocidades de descarga y carga de al menos 1,5 Mbps.
Aunque muchos lugares ya tienen estas características, los empleados que residen en áreas rurales pueden tener problemas, por lo que en estos casos la consultora recomenda que trabajen en forma asíncrona o que se una a las reuniones utilizando las opciones de audio de acceso telefónico. Los teletrabajadores también pueden usar smartphones 4G, en lugar de PC, para conectarse a reuniones online.
Garantizar la seguridad
Es imposible que las reuniones y la colaboración entre empleados sean efectivas sin seguridad. En este punto, Gartner recuerda que son importantes las configuraciones que realicen los administradores de TI, que el coordinador establezca controles y el comportamiento a nivel individual de cada uno de los participantes.
Pasos sencillos como emplear un código de acceso diferente para cada reunión, que los identificadores sean aleatorios y que los participantes se registren antes de unirse pueden resultar muy útiles.
Repensar la cultura empresarial respecto a las reuniones
En muchas empresas ya había un exceso de reuniones y puede haberse agravado la situación. Los gestores deben preguntar a sus equipos sobre el nivel de sobrecarga que tienen en este ámbito y, en función de las respuestas, experimentar sobre el tipo, calidad, formalidad y cadencia de las reuniones.
