Cosas que hay que saber antes de automatizar el área de finanzas

RPA o la tecnología de automatización de procesos mediante la robótica promete acelerar procesos rutinarios a la vez que reduce errores y eso para una empresa significa tiempo para que sus empleados se dediquen a tareas más valiosas y, por tanto, productividad.

A diferencia de otras tecnologías, tiene el potencial de ofrecer beneficios a las empresas. Así lo reconoce Gartner, pero también advierte que para desplegar la tecnología, es necesario adopter una nueva mentalidad para evitar que las iniciativas fracasen.

Según la firma de análisis, los fallos en la implantación de la tecnología se producen principalmente en tres etapas.

Por un lado, en el momento de la planificación. Aquí el error es que se suelen abordar procesos completos en lugar de centrarse en una única actividad dentro de ese proceso. Si se planifica una sola actividad y se automatiza con éxito, el código puede aplicarse rápidamente a otras actividades en el mismo proceso o en otro. Se evitan retrasos y trabajo extra.

Gartner también recomienda a los responsables de finanzas que identifiquen las áreas de responsabilidad para gestionar RPA, en lugar de apostar por los roles tradicionales para este propósito, teniendo en cuenta las competencias que se necesitan para hacerlo. No hay que descartar la contratación de nuevos perfiles acostumbrados a estos procesos digitales.

Por otro lado, en la etapa de construcción el fallo se produce cuando se trata un despliegue RPA de la misma forma que se ha hecho en el pasado y se adopta un enfoque “big bang”, en el que se mapean todos los potenciales casos de uso y se prueban antes de que se implementen, se genera una lista de requisitos y se piden propuestas a los proveedores.

Pues bien, según Gartner, no es necesario en este tipo de proyectos, solo será una pérdida de tiempo y un aumento del gasto.

La tercera probabilidad de fallo se produce en la etapa de pruebas. En este caso, advierte de que el error viene a menudo provocado por un exceso de confianza en los equipos de TI y en los proveedores a la hora de identificar los problemas y las necesidades. Sería el equipo responsable de RPA el que debería clarificar y liderar el soporte que necesitan TI y los proveedores en cada momento.

Aquí se recomienda definir las responsabilidades sobre las actividades de RPA, para que los diferentes equipos puedan trabajar de forma eficiente.

Gartner recuerda que los robots son tan buenos como las personas que los gestionan y diseñan. Por tanto, “los directores financieros deben iniciar cualquier despliegue de RPA asegurándose de que comprenden cuál es la mentalidad que se necesita para implantar la tecnología y las competencias que se necesitan para gestionarla”.